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Comment compléter mes documents légaux dans les pays nordiques ?

Mise à jour

Cet article détaille, pays par pays, les documents légaux à compléter pour facturer sur Malt dans les pays nordiques.

En résumé :
  • Complétez vos informations personnelles et d'entreprise dans l'onglet « Documents légaux ».
  • Les documents requis varient selon votre pays et votre forme juridique.
  • Téléchargez les justificatifs demandés pour activer le paiement de vos missions.
SUÈDE 🇸🇪

Complétez vos informations légales

  1. Renseignez votre  nom usuel  (celui figurant sur votre pièce d’identité).
    Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
     
  2. Numéro d'enregistrement
    Toute entité commerciale en Suède (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un Organisationsnummer (numéro d’organisation).
    •  Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
    •  Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement auprès de l’Office suédois d’enregistrement des entreprises (Bolagsverket) ou de l’Agence suédoise des impôts (Skatteverket)
     
  3. Numéro de TVA
    Le numéro de TVA est similaire au numéro d’enregistrement, mais il est précédé de 'SE'
    Exemple: SE123456789001
    Si votre activité n’est pas soumise à la TVA, vous n’avez pas besoin de fournir un numéro de TVA.
     
  4. Indiquer votre taux de TVA
    Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
     
  5. La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
     
  6. Renseignez votre  adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  2. Swedish Companies Registration Office (Bolagsverket) — Exemple ici 
    Vous devez fournir une preuve d’enregistrement datant de moins de 3 mois, émanant du 
    Swedish Companies Registration Office (Bolagsverket) ou,
    Swedish Tax Agency
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.
 

Business Aktiebolag (AB),  Handelsbolag (HB) Kommanditbolag (KB) 

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
  2. Swedish Companies Registration Office (Bolagsverket) — Exemple ici 
    Vous devez fournir une preuve d’enregistrement datant de moins de 3 mois, émanant du 
    Swedish Companies Registration Office (Bolagsverket) ou,
    Swedish Tax Agency
     
  3. Articles of Association — Exemple ici 
    Vous devez nous transmettre les derniers statuts complets et signés de votre société.
    Vous pouvez retrouver vos statuts. 
    • Vous devez télécharger l’intégralité du document (toutes les pages), daté et signé.
    • Ce document doit comporter vos coordonnées (nom complet) attestant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
     
  4. Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.

 
Mes paiements
Enfin, renseignez les coordonnées bancaires du compte sur lequel vous souhaitez recevoir vos paiements.

Dans la section  « Historique des paiements », vous pouvez consulter toutes vos transactions ; si des paiements en attente figurent dans votre portefeuille digital, ils seront affichés en bas de la page.
 

Dans ce cas, il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge « Transférer sur mon compte ».

Si le bouton apparaît grisé, cela signifie que certaines informations sont manquantes. Vérifiez que vous avez bien renseigné tous les champs nécessaires dans les différents onglets du menu de vos informations légales.

 
 
DANEMARK 🇩🇰

Complétez vos informations légales

  1. Renseignez votre  nom usuel  (celui figurant sur votre pièce d’identité).
    Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
     
  2. Numéro d'enregistrement
    Toute entité commerciale au Danemark (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un numéro CVR (Central Business Register).
    • Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
    • Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement via le Central Business Register (CVR) ou le site Virk.dk.
     
  3. Numéro de TVA
    Le numéro de TVA est similaire au numéro d’enregistrement, mais il est précédé de « DK ».
    Exemple: DK12345678
    Si votre activité n’est pas soumise à la TVA, vous n’avez pas besoin de fournir un numéro de TVA.
     
  4. Indiquer votre taux de TVA
    Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
     
  5. La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
     
  6. Renseignez votre  adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  2. Preuve d'enregistrement du Inberet Virk — Exemple ici 
    Vous pouvez télécharger votre preuve d'inscription sur le site Inberet Virk
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.
 

Anpartsselskab (ApS) Aktieselskab (A/S) Kommanditselskab (K/S) General partnership (I/S) Partnerselskab or Kommanditaktieselskab (P/S) 
 

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  1. Certificat d'enregistrement — Exemple ici 
    Certificat d'enregistrement ou certificat d'enregistrement du Central Business Register
     
  2. Articles of Association
    Vous devez nous transmettre les derniers statuts complets et signés de votre société.
    Vous pouvez retrouver vos statuts. 
    • Vous devez télécharger l’intégralité du document (toutes les pages), daté et signé.
    • Ce document doit comporter vos coordonnées (nom complet) attestant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
     
  3. Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.


Mes paiements
Enfin, renseignez les coordonnées bancaires du compte sur lequel vous souhaitez recevoir vos paiements.

Dans la section  « Historique des paiements », vous pouvez consulter toutes vos transactions ; si des paiements en attente figurent dans votre portefeuille digital, ils seront affichés en bas de la page.
 

Dans ce cas, il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge « Transférer sur mon compte ».

Si le bouton apparaît grisé, cela signifie que certaines informations sont manquantes. Vérifiez que vous avez bien renseigné tous les champs nécessaires dans les différents onglets du menu de vos informations légales.

 
NORVÈGE 🇳🇴

Complétez vos informations légales

  1. Renseignez votre  nom usuel  (celui figurant sur votre pièce d’identité).
    Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
     
  2. Preuve d'enregistrement
    Toute entité commerciale en Norvège (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un numéro d’organisation (Organisasjonsnummer).
    • Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
    •  Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement via le centre Brønnøysund Register  (Brønnøysundregistrene) qui gère le Registre des Entreprises et le Registre Central Coordonné des Personnes Morales.
     
  3. Numéro de TVA
    Le numéro de TVA est similaire au numéro d’enregistrement, mais il est précédé de "NO" et se termine par "MVA". 
    Exemple: NO123456789MVA
    Si votre activité n’est pas soumise à la TVA, vous n’avez pas besoin de fournir un numéro de TVA.
     
  4. Indiquer votre taux de TVA
    Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
     
  5. La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
     
  6. Renseignez votre  adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  2. Certificat du registre du commerce  — Exemple ici 
    Vous devez fournir une preuve d'enregistrement téléchargeable du site Altinn

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.
 

Limited company (AS), Responsible company (ANS)

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  1. Certificate of incorporation — Exemple ici 
    Find your Certificate of incorporation from the Brønnøysund registers
     
  2. Articles of Association — Exemple ici 
    Vous devez nous transmettre les derniers statuts complets et signés de votre société.
    Vous pouvez retrouver vos statuts
    • Vous devez télécharger l’intégralité du document (toutes les pages), daté et signé.
    • Ce document doit comporter vos coordonnées (nom complet) attestant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
     
  3. Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.



Mes paiements
Enfin, renseignez les coordonnées bancaires du compte sur lequel vous souhaitez recevoir vos paiements.

Dans la section  « Historique des paiements », vous pouvez consulter toutes vos transactions ; si des paiements en attente figurent dans votre portefeuille digital, ils seront affichés en bas de la page.
 

Dans ce cas, il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge « Transférer sur mon compte ».

Si le bouton apparaît grisé, cela signifie que certaines informations sont manquantes. Vérifiez que vous avez bien renseigné tous les champs nécessaires dans les différents onglets du menu de vos informations légales.

 

FINLANDE 🇫🇮

Complétez vos informations légales

  1. Renseignez votre  nom usuel  (celui figurant sur votre pièce d’identité).
    Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
     
  2. Registration Number
    Every business entity in Finland (including sole traders, companies, and organizations) receives a Business ID (Y-tunnus).
    • This number is mandatory and serves as your official business identifier.
    • You can verify your registration number through the Finnish Business Information System jointly maintained by the Finnish Patent and Registration Office (PRH) and the Finnish Tax Administration.
     
  3. VAT Number
    The VAT number is similar to the registration number but is preceded by 'FI'  
    Example: FI12345671
    If your activity is not subject to VAT, you do not need to provide a VAT number.
     
  4. Indiquer votre taux de TVA
    Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
     
  5. La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
     
  6. Renseignez votre  adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles - Toiminimi (T:mi)

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  2. Business ID — Example here 
    You can find your Business ID from the Employer and Trade Register

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.

Osakeyhtiö (Oy) Julkinen osakeyhtiö (Oyj) Kommandiittiyhtiö (Ky) Osuuskunta (osk) 

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  1. Virre trade register extract  — Exemple ici 
    Trouvez votre extrait électronique sur le Virre trade register
     
  2. Yhtiöpjössés — Exemple ici 
    Vous devez nous transmettre les derniers statuts complets et signés de votre société.
    Vous pouvez retrouver vos statuts
    • Vous devez télécharger l’intégralité du document (toutes les pages), daté et signé.
    • Ce document doit comporter vos coordonnées (nom complet) attestant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
     
  3. Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.

Mes paiements
Enfin, renseignez les coordonnées bancaires du compte sur lequel vous souhaitez recevoir vos paiements.

Dans la section  « Historique des paiements », vous pouvez consulter toutes vos transactions ; si des paiements en attente figurent dans votre portefeuille digital, ils seront affichés en bas de la page.
 

Dans ce cas, il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge « Transférer sur mon compte ».

Si le bouton apparaît grisé, cela signifie que certaines informations sont manquantes. Vérifiez que vous avez bien renseigné tous les champs nécessaires dans les différents onglets du menu de vos informations légales.

 

ISLANDE 🇮🇸

Complétez vos informations légales

  1. Renseignez votre  nom usuel  (celui figurant sur votre pièce d’identité).
    Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
     
  2. Numéro d'enregistrement
    Toute entité commerciale en Islande (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un Kennitala (numéro d’identification).
    • Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
    • Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement via le Registre des Entreprises, géré par la Direction générale des impôts (Ríkisskattstjóri), ou utiliser le service de Registers Iceland (Þjóðskrá Íslands) lookup service (Þjóðskrá Íslands).
     
  3. Numéro de TVA
    The VAT number is similar to the registration number but is preceded by 'IS'
    Example: IS12345678
    If your activity is not subject to VAT, you do not need to provide a VAT number.
     
  4. Indiquer votre taux de TVA
    Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
     
  5. La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
     
  6. Renseignez votre  adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles 

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  2. Certificate of incorporation — Exemple ici 
    Certificate of incorporation ou du Certificate of Incorporation délivré par les services fiscaux et douaniers. 

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.

Verslunarfélag (Limited company)

Vous devez télécharger :

  1. Votre pièce d’identité  
    Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

    Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
     
  1. Certificate of incorporation — Exemple ici 
    Certificate of incorporation ou du Certificate of Incorporation délivré par les services fiscaux et douaniers. 
     
  2. Stofnsamami or Samchýktum — Exemple ici 
    Vous devez nous transmettre les derniers statuts complets et signés de votre société.
    Vous pouvez retrouver vos statuts
    • Vous devez télécharger l’intégralité du document (toutes les pages), daté et signé.
    • Ce document doit comporter vos coordonnées (nom complet) attestant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
     
  3. Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société
     

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.

 

Mes paiements
Enfin, renseignez les coordonnées bancaires du compte sur lequel vous souhaitez recevoir vos paiements.

Dans la section  « Historique des paiements », vous pouvez consulter toutes vos transactions ; si des paiements en attente figurent dans votre portefeuille digital, ils seront affichés en bas de la page.
 

Dans ce cas, il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge « Transférer sur mon compte ».

Si le bouton apparaît grisé, cela signifie que certaines informations sont manquantes. Vérifiez que vous avez bien renseigné tous les champs nécessaires dans les différents onglets du menu de vos informations légales.

 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 

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