Comment compléter mes documents légaux en Europe de l'Est ? – Malt

Cet article détaille, pays par pays, les documents légaux à compléter pour facturer sur Malt en Europe de l'Est.

En résumé :

Complétez vos informations personnelles et d'entreprise dans l'onglet « Documents légaux ».
Les documents requis varient selon votre pays et votre forme juridique.
Téléchargez les justificatifs demandés pour activer le paiement de vos missions.

ROUMANIE 🇷🇴

Complétez vos informations légales

Renseignez votre nom usuel (celui figurant sur votre pièce d’identité).
Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
Numéro d'enregistrement
Toute entité commerciale en Roumanie (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un Codul Unic de Înregistrare (CUI).
• Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
• Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement auprès du National Trade Register Office ONRC.
Numéro de TVA
Le numéro de TVA est similaire au numéro d'enregistrement, mais il est précédé de "RO".
Exemple: RO1234567890
Si votre activité n’est pas soumise à la TVA, vous n’avez pas besoin de fournir un numéro de TVA.
Indiquer votre taux de TVA
Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
Renseignez votre adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Extrait de l’Oficiul Național al Registrului Comerțului — Exemple ici
Le document est un extrait de l’Oficiul National Al Registrului Comertului (Office National du Registre du Commerce), datant de moins de 3 mois, contenant les informations relatives au(x) représentant(s) légal(aux)/associé(s) individuels ainsi que le numéro d’immatriculation au registre du commerce ou le numéro/code d’identification fiscale (« CIF/CUI »).

Le document nommé "Certificat de Înregistrare" n’est pas accepté.

Quel que soit le document téléchargé, il doit être daté de moins de trois mois avant son téléchargement sur votre profil Malt.

Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et être envoyés avec les documents originaux.

Formes sociétales

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Extrait de l’Oficiul Național al Registrului Comerțului — Exemple ici
Le document est un extrait de l’Oficiul National Al Registrului Comertului (Office National du Registre du Commerce), datant de moins de 3 mois, contenant les informations relatives au(x) représentant(s) légal(aux)/associé(s) individuels ainsi que le numéro d’immatriculation au registre du commerce ou le numéro/code d’identification fiscale (« CIF/CUI »).

Le document nommé "Certificat de Înregistrare" n’est pas accepté.
Statutul Asociației — Example here
Vous devez nous fournir les statuts complets et récents de votre société, dûment signés.
Statuts (Certificat de Constitution, Certificat Constatator ou Document d’Information).
• Vous devez télécharger le document complet (toutes les pages), daté et signé.
• Ce document doit contenir vos informations (nom complet), confirmant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et envoyés avec les documents originaux.
Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société

ESTONIE 🇪🇪

Complétez vos informations légales

Renseignez votre nom usuel (celui figurant sur votre pièce d’identité).
Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
Numéro d'enregistrement
Toute entité commerciale en Estonie (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un code d’enregistrement (registrikood).
• Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
•Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement via le portail estonien Business Register portal.
Numéro de TVA
Le numéro de TVA est similaire au numéro d’enregistrement, mais il est précédé de « EE ».
Exemple: EE123456789
Si votre activité n’est pas assujettie à la TVA, vous n’avez pas besoin de fournir un numéro de TVA.
Indiquer votre taux de TVA
Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
Renseignez votre adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Extrait du registre du commerce — Exemple ici
Extrait du registre du commerce mentionnant le nom du représentant légal, ainsi que le Registrikood (numéro de l’entreprise), datant de moins de 3 mois.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et être envoyés avec les documents originaux.anslated in English or French by a sworn translator, and sent with the original documents.

Formes sociétales

You must download:

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Extrait du registre du commerce — Exemple ici
Extrait du registre du commerce mentionnant le nom du représentant légal, ainsi que le Registrikood (numéro de l’entreprise), datant de moins de 3 mois.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et être envoyés avec les documents originaux.
Põhikiri — Exemple ici
Vous devez nous fournir les statuts complets et récents de votre société, dûment signés.
• Vous devez télécharger le document complet (toutes les pages), daté et signé.
• Ce document doit contenir vos informations (nom complet), confirmant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et envoyés avec les documents originaux.
Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société

POLOGNE 🇵🇱

Complétez vos informations légales

Renseignez votre nom usuel (celui figurant sur votre pièce d’identité).
Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
Numéro d'enregistrement
Toute entité commerciale en Pologne (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un numéro KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) ou un numéro REGON selon le type d’entreprise.
• Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
• Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement via le site du Court Register (KRS) ou sur le site de la GUS (Office central des statistiques) pour le numéro REGON.
Numéro de TVA
Toute entité commerciale en Pologne (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej).
• Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel à des fins fiscales.
• Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement auprès de l’Administration fiscale polonaise (Urząd Skarbowy).

Le numéro de TVA est similaire au numéro d’enregistrement, mais est précédé de « PL ».
Exemple: PL1234567890
Si votre activité n’est pas soumise à la TVA, vous n’êtes pas tenu de fournir un numéro de TVA.
Indiquer votre taux de TVA
Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
Renseignez votre adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Centralna Ewidencja i Informacja or Działalności or Krajowy Rejestr Sadowy — Example here
Extrait provenant de la Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności or Krajowy Rejestr Sadowy (extrait du registre du tribunal), datant de moins de 3 mois, avec le numéro REGON/NIP et le nom du représentant légal indiqué.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et envoyés avec les documents originaux.

Formes sociétales

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Centralna Ewidencja i Informacja, Działalności ou Krajowy Rejestr Sadowy — Example here
Extract from the Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności or Krajowy Rejestr Sadowy (extract from the court register), dated of less than 3 months, with the REGON/NIP number and the name of the legal representative indicated

All documents must be translated in English or French by a sworn translator, and sent with the original documents.
Centralna Ewidencja i Informacja, Działalności ou Krajowy Rejestr Sadowy — Example here
Extrait provenant de la Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności or Krajowy Rejestr Sadowy (extrait du registre du tribunal), datant de moins de 3 mois, avec le numéro REGON/NIP et le nom du représentant légal indiqué.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et envoyés avec les documents originaux.
Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société

BULGARIE 🇧🇬

Complétez vos informations légales

Renseignez votre nom usuel (celui figurant sur votre pièce d’identité).
Ces informations apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures.
Numéro d’enregistrement
Toute entité commerciale en Bulgarie (y compris les travailleurs indépendants, sociétés et organisations) reçoit un Code d’Identification Unifié (UIC), également appelé Code BULSTAT.
• Ce numéro est obligatoire et sert d’identifiant officiel de votre entreprise.
• Vous pouvez vérifier votre numéro d’enregistrement via le Registre BULSTAT, tenu par l’Agence du Registre bulgare. Des recherches publiques peuvent être effectuées gratuitement à partir du nom de l’entreprise ou du numéro UIC.
Public searches can be performed free of charge based on company name or UIC.
Numéro de TVA
Le numéro de TVA est similaire au numéro d’enregistrement, mais il est précédé de  "BG".
Exemple: BG123456789
Si votre activité n’est pas soumise à la TVA, vous n’avez pas besoin de fournir un numéro de TVA.
Indiquer votre taux de TVA
Dans le cas d’une collaboration avec un client étranger, si les deux parties ont complété leurs informations légales, la plateforme pré-remplira automatiquement le taux de TVA correspondant, mais vous pourrez le modifier.
La prochaine étape consiste à saisir la raison sociale de votre entreprise (pour un indépendant, il s’agit de vos nom(s) et prénom(s) complets), ou le nom de votre société tel qu’il apparaît sur vos documents officiels.
Renseignez votre adresse de facturation si elle n’apparaît pas dans les suggestions automatiques, vous pouvez la saisir manuellement en cliquant sur le lien « Je ne trouve pas l’adresse de mon entreprise ».

Enfin, sélectionnez votre forme juridique dans le menu déroulant.

Selon la forme choisie, vous pourrez renseigner les informations correspondantes ci-dessous.

Formes individuelles

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Extrait du registre du commerce (извлечение от фирмения регистъ) — Exemple ici
Extrait du registre du commerce mentionnant le nom du représentant légal, datant de moins de 3 mois.
Ce document est généralement délivré par l’Agence du Registre du Ministère de la Justice.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et envoyés avec les documents originaux.

Formes sociétales

Vous devez télécharger :

Votre pièce d’identité
Les documents acceptés sont : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire (émis à partir de 1994) ou titre de séjour.

Les informations que vous avez fournies dans votre profil doivent correspondre à celles figurant sur votre pièce d'identité.
Extrait du registre du commerce (извлечение от фирмения регистъ) — Exemple ici
Extrait du registre du commerce mentionnant le nom du représentant légal, datant de moins de 3 mois.
Ce document est généralement délivré par l’Agence du Registre du Ministère de la Justice.
Tous les documents doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur assermenté et envoyés avec les documents originaux.
Articles of Association (Устав на сдружението) ou Incorporation Act (Закон за учредяване) — Example here
Vous devez nous transmettre les derniers statuts complets et signés de votre société.
Vous pouvez retrouver vos statuts par ici
• Vous devez télécharger l’intégralité du document (toutes les pages), daté et signé.
• Ce document doit comporter vos coordonnées (nom complet) attestant que vous êtes l’actionnaire majoritaire ou le représentant légal de la société.
Informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société

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