Cet article présente la facturation électronique sur Malt : obligations en Belgique, en France et en Espagne, et impact sur vos missions.
- La facturation électronique devient obligatoire progressivement en Belgique, France et Espagne.
- Malt s'adapte pour émettre et transmettre vos factures aux normes requises.
- Consultez les sections par pays pour connaître les échéances et vos obligations.
Facturation Électronique en Belgique 🇧🇪
À compter du 1er janvier 2026, la facturation électronique (ou e-facturation) deviendra obligatoire en Belgique pour la plupart des transactions entre entreprises assujetties à la TVA.
Qu’est-ce que la facturation électronique (ou « e-facturation ») en Belgique ?
La facturation électronique désigne le processus d’émission, d’envoi, de réception et de traitement des factures dans un format électronique structuré, permettant un traitement automatisé.
En Belgique, cela implique d’utiliser le réseau Peppol pour échanger des factures conformes aux normes européennes (EN16931).
Envoyer une facture PDF par e-mail, est-ce considéré comme une e-facture ?
Non, la facturation électronique exige :
• Un format électronique structuré (fichier de type XML conforme à une norme déterminée, notamment la norme européenne EN16931)
• L’utilisation d’un réseau sécurisé pour l’échange électronique, qui est en Belgique le réseau Peppol.
Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront utiliser des factures électroniques structurées pour les transactions entre deux professionnels assujettis à la TVA (B2B) établis en Belgique, à partir du 1er janvier 2026.
• Il n’y aura pas d’obligation d’utiliser une e-facture pour les transactions B2B internationales (par exemple, un client ou un fournisseur non établi en Belgique), sauf accord entre les parties.
• Les factures émises à des particuliers (B2C) sont également exclues du champ d’application de l’e-facturation.
Jusqu’au 31 décembre 2025 : les factures PDF restent légales pour toutes les transactions, à condition que le destinataire y consente.
À partir du 1er janvier 2026 (B2B) : les factures PDF ne seront plus autorisées entre entreprises belges assujetties à la TVA. L’e-facturation structurée est obligatoire. Vous pouvez envoyer une copie papier ou PDF à titre de courtoisie, mais elle ne sera pas reconnue légalement pour la TVA et la conformité.
Pour les transactions B2C et internationales, les factures PDF restent autorisées avec l’accord du destinataire.
Y a-t-il des exemptions à l’obligation d’e-facturation ?
Oui. Les entités suivantes sont exclues de l’obligation d’e-facturation structurée :
• Les personnes assujetties à la TVA en faillite.
• Les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exonérées de TVA au titre de l’article 44 du code TVA.
• Les personnes assujetties à la TVA non-résidentes qui n’ont pas d’établissement stable en Belgique.
• Les personnes assujetties à la TVA au régime forfaitaire jusqu’au 1er janvier 2028.
Je bénéficie de l’exonération de TVA pour les petites entreprises.
Oui, le régime d’exonération de TVA ne vous dispense pas de votre obligation d’émettre et de recevoir des e-factures.
Seules les activités exonérées de TVA au titre de l’article 44 du code TVA sont exemptées de l’obligation d’e-facturation (par exemple, professions médicales, sociales, éducatives ou philanthropiques).
Vous devrez choisir un point d’accès Peppol pour recevoir les factures de vos fournisseurs belges (comme les frais de service facturés par Malt). Dans la plupart des cas, le point d’accès Peppol est une fonction gratuite incluse dans votre logiciel de facturation ou de comptabilité.
Malt s’occupera du reste, notamment de l’envoi des factures en votre nom, comme il le fait actuellement avec les factures PDF.
À compter du 1er janvier 2026, la facture doit être une e-facture structurée pour pouvoir déduire la TVA sur les transactions B2B internes.
Pour les autres factures non couvertes par l’obligation d’e-facturation (par exemple, factures émises par un fournisseur étranger ou un fournisseur belge non assujetti à la TVA), les factures papier ou PDF restent acceptables pour la déduction de la TVA.
Vous avez besoin d’un logiciel de facturation ou de comptabilité compatible avec Peppol et la norme EN16931.
Si vous n’utilisez pas actuellement de logiciel de facturation ou de comptabilité, l’e-facturation peut représenter un coût initial, car vous devrez choisir un logiciel conforme aux nouvelles exigences.
Cela dit, l’e-facturation apporte aussi plusieurs avantages : gain de temps (les factures sont traitées plus rapidement par vos clients), meilleure organisation (toutes les factures sont centralisées sur votre point d’accès Peppol) et fiabilité accrue (moins d’erreurs et meilleure sécurité des données)
Entre 2024 et 2027, les PME et les indépendants utilisant un logiciel de facturation sous abonnement peuvent bénéficier d’une déduction fiscale de 120 % sur les coûts supplémentaires liés à l’e-facturation (par exemple, la redevance annuelle pour une solution certifiée Peppol). D’autres dispositifs d’aide financière peuvent être disponibles au niveau régional.
Le décret du 08/07/2025 prévoit des amendes forfaitaires à l’encontre des entreprises assujetties à la TVA qui ne respectent pas ces nouvelles obligations. Celles-ci s’élèvent à :
• 1 500 € pour la 1re infraction
• 3 000 € pour la 2e infraction
• 5 000 € pour les infractions ultérieures.
Facturation Électronique en France 🇫🇷
Facturation Électronique pour les Freelancers
La nouvelle réglementation française (e-invoicing et e-reporting) arrive et vous concerne. Voici les points clés et les actions à mener.
Calendrier et actions clés (À retenir)
| Date Limite | Obligation | Action Pratique pour le Freelancer |
| 1er Septembre 2026 | Réception des factures électroniques obligatoire pour TOUS (y compris les auto-entrepreneurs). | CHOISIR votre Plateforme Agréée (PA) pour recevoir les factures de frais de service de Malt. |
| 1er Septembre 2027 | Émission de factures électroniques (e-invoicing) et Déclaration des données (e-reporting) obligatoires. | Date limite pour commencer à envoyer vos factures clients B2B France en format électronique et faire l'e-reporting. |
Qu'est-ce qui change ?
1. Facture Électronique (e-invoicing)
• Ce n'est pas un PDF par email. C'est un document dans un format structuré spécifique (XML, EDI) permettant un traitement automatique.
• Concerne uniquement les factures échangées entre entreprises françaises (B2B France).
• Action : Vous devez choisir une Plateforme Agréée (PA) (ex-PDP), une entreprise privée certifiée par les impôts, qui gérera l'envoi et la réception de ces factures.
2. Déclaration des Données (e-reporting)
C'est la déclaration des informations pour les transactions non soumises à l'e-invoicing :
• Transactions B2C (Particuliers) et Internationales (Hors France métropolitaine, Guadeloupe, Martinique, La Réunion).
• Paiements : Déclaration de l'état d'encaissement de vos factures de prestations de services.
Votre rôle vs. Le rôle de Malt
| Catégorie | Le Rôle de Malt | Votre Rôle (Freelancer) |
| Factures Clients (B2B France) | Crée la facture en votre nom et la transmet via sa propre PA à la vôtre. | Vous pouvez accepter que Malt émette la facture électronique pour vous. |
| Factures de Frais de Service (Reçues de Malt) | Les enverra sous format électronique à votre PA. | Action Prioritaire : Choisir votre PA pour les recevoir (dès sept. 2026). |
| E-Reporting (Transactions B2C et Internationales) | Ne s'en occupe pas. | Vous êtes responsable de l'e-reporting de ces transactions et de l'état des paiements (à partir de sept. 2027). |
Point spécifique : Franchise de TVA
• Oui, vous êtes concerné !
• Le calendrier des obligations est le même (réception en 2026, émission/e-reporting en 2027).
• La seule différence est la fréquence de l'e-reporting, qui est une fois tous les deux mois.
Sanctions en cas de non-conformité (Dès le 1er septembre 2027)
• Défaut d'e-invoicing : 15 € par facture non transmise (max. 15 000 €/an).
• Défaut d'e-reporting : 250 € par transmission manquante (max. 15 000 €/an).
• Bonne Nouvelle : La toute première erreur ne sera pas sanctionnée.
Choisir sa Plateforme Agréé : nos partenaires de confiance
L'étape la plus urgente est de vous informer sur le choix de votre Plateforme Agréée (PA) d'ici septembre 2026.
Pour être prêt, l'étape incontournable est de choisir votre Plateforme Agréée (PA) parmi plus de 130 PA certifiées par l'État. Notre rôle est de vous orienter vers les meilleures solutions du marché. C'est pourquoi nous avons sélectionné des partenaires de confiance qui incluent tous une Plateforme Agréée gratuite pour remplir vos obligations légales de l’E-invoicing.
Et pour vous aider à aller plus loin dans le pilotage de votre activité, nous vous détaillons également leurs offres avancées (options payantes de comptabilité ou banque pro) avec des avantages négociés exclusivement pour vous !
Indy : facturation électronique et comptabilité, un seul outil
Ce qu’ils font : Indy est une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par la DGFiP : envoyez et recevez vos factures électroniques en conformité avec la réforme. Le tout 100% gratuit et sans limite d'usage. Anticipez la réforme 2026 avec Indy !
Aller plus loin : Pour ceux qui veulent aller plus loin, avec Indy Premium, automatisez vos déclarations fiscales : TVA, Urssaf, CFE, etc. Tout est centralisé sur Indy : automatisez votre comptabilité, vos déclarations fiscales et soyez conformes dès aujourd'hui.
À savoir : La fonctionnalité d'autofacturation devrait arriver pour septembre 2026.
Pennylane : La facturation électronique, seul ou avec son comptable
Ce qu’ils font : Pennylane adopte la facturation électronique 2026 et le e-reporting grâce à une offre gratuite. Pilotez vos factures en toute autonomie ou connectez facilement l'expert-comptable de votre choix sur l'outil.
Aller plus loin : Accédez à plusieurs types d'abonnements selon vos besoins. Faites évoluer l'outil pour intégrer des rapports analytiques, la gestion de vos dépenses ou un prévisionnel de trésorerie.
À savoir : La fonctionnalité d'autofacturation est déjà intégrée.
Qonto : Plateforme Agréée pour la facture électronique
Ce qu’ils font : Dès le 1er septembre 2026, émettez et recevez vos factures depuis votre compte pro Qonto, plateforme agréée par l’État. Anticipez cette échéance et commencez dès maintenant, sans frais.
Aller plus loin : Facturez, payez et pilotez votre activité au même endroit. La plateforme agréée est incluse sans surcoût dans votre abonnement pour simplifier votre gestion et le suivi de votre trésorerie.
À savoir : La fonctionnalité d'autofacturation devrait arriver pour septembre 2026.
Tiime : la facturation électronique 100% gratuite
Ce qu’ils font : Tiime est une plateforme agréée par la DGFiP gratuite pour la facturation électronique 2026, adaptée à tous les statuts. Créez, envoyez et recevez vos devis et factures électroniques conformes en illimité.
Aller plus loin : Avec les offres Smart et Business, automatisez votre compta, gérez votre trésorerie en temps réel, connectez votre expert-comptable et bénéficiez de votre compte pro au même endroit.
À savoir : La fonctionnalité d'autofacturation devrait arriver pour septembre 2026.
Vous pouvez également consulter la liste des plateformes agréées et certifiées par l'état ici.
Facturation Électronique en Espagne 🇪🇸
La réglementation fiscale en Espagne évolue pour lutter contre la fraude et digitaliser la gestion fiscale. Si vous êtes travailleur indépendant ou gérant d’une Société à Responsabilité Limitée, il est essentiel de connaître les détails de VeriFactu.
Nous répondons ici aux questions les plus fréquentes, y compris les modifications du calendrier officiel et la manière dont cela affecte votre activité avec Malt.
Qu’est-ce que VeriFactu et pourquoi cela me concerne-t-il ?
| Date limite | Obligation | Référence officielle |
| 1er septembre 2026 | VeriFactu est le système issu du Règlement sur les exigences des systèmes informatiques de facturation. Conformément à la Loi anti-fraude, l’Agence des impôts (AEAT) exigera que le logiciel que vous utilisez garantisse que les enregistrements ne puissent pas être modifiés et qu’ils soient transmis automatiquement à son site électronique. |
Vous pouvez consulter le détail du règlement au BOE : Décret royal 1007/2023. |
Quel est le nouveau calendrier de mise en œuvre ?
Bien que des dates initiales aient été prévues, l’administration a ajusté les délais afin de laisser davantage de temps d’adaptation aux entreprises. Selon les informations de l’Agence des impôts, les nouvelles dates limites sont :
- 1er janvier 2027 : Obligatoire pour les entreprises qui facturent via une Société à Responsabilité Limitée (S.L.).
- 1er juillet 2027 : Obligatoire pour les travailleurs indépendants (personnes physiques).
VeriFactu s’applique-t-il aux factures que j’émettrai via Malt ?
La réponse courte est non. Vous n’avez rien à craindre concernant les factures générées sur la plateforme.
Cela s’explique par le fait que Malt utilise un système d’auto-facturation (self-billing). Malt, en tant qu’entité, relève déjà du régime de Déclaration Immédiate d’Information (SII), ce qui signifie qu’elle transmet déjà les détails de vos factures à l’AEAT en temps réel. Étant déjà soumise au contrôle du SII, ces factures sont exemptées de la nouvelle obligation VeriFactu.
4. Si j’émets des factures en dehors de la plateforme, que dois-je faire ?
Si vous effectuez des prestations pour des clients externes de façon directe, vous devrez :
• Vérifier que votre logiciel de facturation actuel soit compatible avec VeriFactu avant les dates limites de 2027.
• Si vous émettez encore des factures manuellement (Word ou Excel), il sera obligatoire de migrer vers un outil numérique homologué.
5. Comment simplifier votre conformité fiscale avec VeriFactu
Centraliser votre activité sur Malt vous permet de déléguer la charge technique liée à cette réglementation :
• Conformité : Vos factures sont déclarées via le SII, vous n’avez donc pas besoin d’adapter un logiciel personnel pour ces opérations.
• Économies : Vous évitez les investissements dans de nouvelles licences logicielles spécifiques pour respecter la loi anti-fraude sur vos projets Malt.
• Grâce au programme « Invitez vos clients » : Vous pouvez intégrer vos clients externes sur la plateforme afin de garantir que toute votre facturation soit juridiquement solide, tout en bénéficiant d’un tarif réduit (2 %) et en simplifiant votre gestion administrative.
Vous avez d’autres questions sur la manière dont ce changement affecte votre situation ? Nous savons que les questions fiscales peuvent être complexes. Si vous avez besoin d’informations complémentaires ou d’une clarification spécifique concernant vos factures, nous vous conseillons de contacter l’équipe de support Malt ou de consulter votre gestionnaire de confiance pour vous assurer que votre activité soit parfaitement préparée pour 2027.