Cet article explique comment traiter fiscalement la refacturation de vos dépenses professionnelles et la TVA applicable sur les notes de frais.
- Les frais professionnels refacturés constituent un complément de rémunération soumis aux mêmes règles fiscales que vos honoraires.
- Les débours (dépenses au nom du client) ne sont pas soumis à la TVA et n'impactent pas votre chiffre d'affaires.
- Le montant HT ou TTC à refacturer dépend de votre assujettissement à la TVA.
Frais professionnels ou débours : quelles différences ?
Les dépenses engendrées pour réaliser une mission (déplacement, restaurant, téléphone, etc.) sont en principe qualifiées de frais professionnels. Ce sont des dépenses réalisées en votre nom et pour votre propre compte. Leur refacturation au client constitue un complément de rémunération (et donc de chiffre d'affaires) et suit le même régime fiscal que vos honoraires.
Attention ! Le choix de refacturer des frais professionnels peut avoir un impact sur vos seuils (franchise de TVA, régime de micro-entreprise).
Cela peut engendrer un surcoût d'impôt et de charges sociales si le régime fiscal ne permet pas la déduction de ces dépenses (ex. : le régime de la micro-entreprise prévoit un abattement forfaitaire pour frais professionnels).
À l'inverse, les débours répondent à une définition et à un formalisme très précis, couvrant notamment les dépenses réalisées au nom et pour le compte d'un client. La refacturation de débours est traitée comme le remboursement d'une avance : elle n'est pas soumise à la TVA et n'est pas comptabilisée comme un complément de chiffre d'affaires (sans impact sur les seuils).
Pour émettre une note de débours, il est nécessaire d'obtenir l'accord écrit du client et de faire facturer l'achat au nom du client, en conservant les preuves d'achat. En pratique, ce cas de figure reste rare au vu du cadre restreint dans lequel les débours peuvent intervenir.
Quel montant retenir pour la refacturation : HT ou TTC ?
Le montant retenu (hors taxes ou toutes taxes comprises) dépend de plusieurs facteurs, à commencer par l'assujettissement ou non à la TVA.
- Franchise de TVA : vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos dépenses ; la refacturation se fait donc pour son montant TTC.
- Assujetti à la TVA : si les règles de votre pays autorisent la récupération de la TVA sur vos dépenses (via la déclaration de TVA), la refacturation se fait pour son montant HT.
Comment la TVA s'applique-t-elle à la refacturation de frais professionnels ?
La refacturation de frais professionnels suit les mêmes règles fiscales que vos honoraires de mission. Si vos honoraires sont soumis à la TVA, la refacturation des frais le sera aussi, au même taux, même si la dépense initiale avait un taux différent.
Exemple : une dépense de repas avec une TVA de 10 % (100 € HT + 10 € de TVA) non déductible sera refacturée à 110 € TTC. Ensuite, cette somme sera soumise à la TVA au même taux que vos honoraires (par exemple 20 %), ce qui donnera une facture finale de 132 € (110 € + 22 € de TVA).