Cet article explique comment transmettre vos notes de frais directement liées à vos projets sur Malt, une fois la fonctionnalité activée par votre client.
- La fonctionnalité notes de frais doit être activée par votre client sur le projet.
- Téléchargez votre justificatif : Malt extrait automatiquement les informations du formulaire.
- Après validation par le client, vous recevez une facture unique regroupant tous les frais approuvés.
La fonctionnalité n'est pas disponible sur mon projet
Capture : accès à la page projet freelance
Si la fonctionnalité notes de frais n'est pas encore disponible pour votre projet, contactez votre client. Il peut solliciter Malt pour activer la fonctionnalité et vous permettre de transmettre vos notes de frais directement via la plateforme.
Comment soumettre une note de frais ?
Lorsque la fonctionnalité est activée, la saisie de vos frais est rapide et intuitive. Voici comment procéder :
- Accédez à la page de votre projet et cliquez sur le bouton « Accéder à mes frais » situé à droite de l'écran. Cette action ouvre l'espace dédié aux frais du projet. Téléchargez votre justificatif : l'outil extrait automatiquement les informations pour compléter le formulaire.
- Après la soumission, votre client pourra vérifier et approuver vos frais pour remboursement. Une fois les frais validés, vous recevrez une unique facture regroupant tous les frais approuvés de ce lot.
Regardez ici une démo pour savoir comment soumettre des notes de frais.
Capture : espace de soumission des notes de frais sur le projet
Notes de frais au réel ou au forfait ?
Les notes de frais au réel
Si vous faites rarement des notes de frais au cours de votre mission (un déplacement de temps à autre, par exemple), nous vous recommandons d'établir des notes de frais au réel.
Vous vous déplacez en région pour votre client et vous avez une facture d'hôtel ou de train au cours de votre mission ? Nous vous recommandons alors d'établir une note de frais au réel.
- Concrètement, vous allez faire une facture pour votre client du montant exact de vos frais. Il faut indiquer le montant TTC dans le devis : pour être tout à fait exact dans certains cas (restauration, péage, parking…), il faudrait mettre le montant HT. Dans d'autres cas (transport SNCF, avion, essence ou hôtellerie), il faudrait mettre le montant TTC comme expliqué par ici. En pratique, la plupart des prestataires mettent en base le montant TTC et calculent de fait une TVA sur la TVA.
- Malt ne prend pas de frais de service côté freelance. En revanche, si votre client bénéficie d'un plan tarifaire spécifique, des frais peuvent être appliqués de son côté sur le devis.
Exemple : vous avez une facture de train de 200 € TTC. Créez un devis sur Malt du montant du billet (200 €).
Les notes de frais au forfait
Les notes de frais doivent-elles figurer dans mon chiffre d'affaires URSSAF ?
Oui, absolument. Pour les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneur), le chiffre d'affaires à déclarer correspond au total brut encaissé (honoraires + frais remboursés).
Pourquoi cette règle ?
- Définition légale : CA = somme de toutes les factures payées par vos clients (art. L.131-1 Code de la sécurité sociale).
- Pas de déduction des frais : contrairement aux sociétés classiques, impossible de soustraire les charges réelles.
- Cotisations proportionnelles : calculées sur le CA brut total (ex. : 22,2 % pour prestations de service).
Comment remplir le formulaire de note de frais ?
Téléchargez votre justificatif et laissez la magie opérer !
Capture : formulaire de saisie d'une note de frais avec extraction automatique
Vérifiez une dernière fois les éléments suivants :
- Catégorie : sélectionnez la catégorie de notes de frais appropriée dans la liste proposée.
- Détails : complétez les informations concernant la dépense dans le formulaire (montant et autres précisions utiles).
- Déduction fiscale (facultatif) : indiquez si vous êtes éligible à une déduction fiscale selon votre pays d'enregistrement et le type de dépense. Consultez notre guide utilisateur pour des conseils spécifiques sur cette section.
- Soumettre : cliquez sur « Envoyer la note de frais » pour transmettre votre note de frais à votre client pour validation.
Une fois la note de frais transmise, votre client l'examinera. Après validation, vous recevrez un remboursement global correspondant à toutes les dépenses approuvées.
Quelques conseils à retenir
Comme nous savons que la gestion des notes de frais peut parfois être délicate, nous avons créé un guide utilisateur à votre disposition à tout moment, accessible depuis la page des notes de frais sur la plateforme.
Soumission de plusieurs notes de frais : vous pouvez soumettre autant de frais liés à vos projets que nécessaire. Les notes de frais sont organisées par projet : si vous travaillez sur plusieurs projets avec un même client, veillez à bien sélectionner le projet concerné à chaque soumission.
Approbations et facturation simplifiées : toutes les notes de frais envoyées sont regroupées pour examen par votre client. Une fois approuvées, une seule facture est générée, récapitulant toutes les dépenses validées pour ce lot, avec les justificatifs en pièce jointe. Vous et votre client recevrez tous deux une notification par email à la génération de la facture.
Aucun frais supplémentaire : la transmission des notes de frais via Malt ne génère aucun coût additionnel pour vous.
Délai de paiement des notes de frais : vous serez payé selon les délais du client, entre 30 et 60 jours.
Capture : récapitulatif des notes de frais approuvées sur le projet