Dieser Artikel behandelt die E-Rechnung auf Malt: Pflichten in Belgien, Frankreich und Spanien sowie Auswirkungen auf Ihre Projekte.
- Die E-Rechnung wird schrittweise in Belgien, Frankreich und Spanien verpflichtend.
- Malt passt sich an, um Ihre Rechnungen nach den erforderlichen Standards auszustellen und zu übermitteln.
- Entsprechende Fristen und Pflichten finden Sie in den Länderabschnitten.
Elektronische Rechnungsstellung in Belgien 🇧🇪
Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung (oder E-Invoicing) in Belgien für die meisten Transaktionen zwischen MwSt.-pflichtigen Unternehmen verpflichtend.
Was ist die elektronische Rechnungsstellung (oder „E-Invoicing“) in Belgien?
Die elektronische Rechnungsstellung bezeichnet den Prozess der Ausstellung, des Versands, des Empfangs und der Verarbeitung von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
In Belgien setzt dies die Nutzung des Peppol-Netzwerks voraus, um Rechnungen auszutauschen, die den europäischen Normen (EN16931) entsprechen.
Gilt das Versenden einer PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?
Nein, die elektronische Rechnungsstellung erfordert:
• Ein strukturiertes elektronisches Format (eine Datei vom Typ XML, die einer bestimmten Norm entspricht, insbesondere der europäischen Norm EN16931)
• Die Nutzung eines sicheren Netzwerks für den elektronischen Austausch, was in Belgien das Peppol-Netzwerk ist.
Alle belgischen Unternehmen, die der MwSt. unterliegen, müssen ab dem 1. Januar 2026 strukturierte elektronische Rechnungen für Transaktionen zwischen zwei in Belgien ansässigen Steuerpflichtigen (B2B) verwenden.
• Es besteht keine Pflicht zur Nutzung einer E-Rechnung für internationale B2B-Transaktionen (z. B. ein Kunde oder Lieferant, der nicht in Belgien ansässig ist), es sei denn, die Parteien vereinbaren dies.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ebenfalls vom Anwendungsbereich des E-Invoicings ausgeschlossen.
Bis zum 31. Dezember 2025: PDF-Rechnungen bleiben für alle Transaktionen legal, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt dem zu.
Ab dem 1. Januar 2026 (B2B): PDF-Rechnungen sind zwischen belgischen, MwSt.-pflichtigen Unternehmen nicht mehr zulässig. Das strukturierte E-Invoicing is obligatorisch. Sie können eine Papier- oder PDF-Kopie als Höflichkeit senden, diese wird jedoch rechtlich nicht für die MwSt. und die Compliance anerkannt.
Für B2C- und internationale Transaktionen bleiben PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
Gibt es Ausnahmen von der E-Invoicing-Pflicht?
Ja. Folgende Stellen sind von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ausgenommen:
• MwSt.-pflichtige Personen im Konkursverfahren.
• Unternehmen, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze gemäß Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches tätigen.
• Nicht ansässige MwSt.-pflichtige Personen, die keine Betriebsstätte in Belgien haben.
• MwSt.-pflichtige Personen mit Pauschalregelung bis zum 1. Januar 2028.
Ich nutze die MwSt.-Befreiung für Kleinunternehmen. Bin ich befreit?
Nein, die Regelung zur MwSt.-Befreiung entbindet Sie nicht von Ihrer Pflicht, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
Nur Tätigkeiten, die nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches von der MwSt. befreit sind, sind von der E-Invoicing-Pflicht ausgenommen (z. B. medizinische, soziale, pädagogische oder philanthropische Berufe).
Sie müssen einen Peppol-Zugangspunkt wählen, um die Rechnungen Ihrer belgischen Lieferanten zu erhalten (wie die von Malt berechneten Servicegebühren). In den meisten Fällen ist der Peppol-Zugangspunkt eine kostenlose Funktion, die in Ihrer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware enthalten ist.
Malt kümmert sich um den Rest, insbesondere um den Versand der Rechnungen in Ihrem Namen, so wie es derzeit mit den PDF-Rechnungen geschieht.
Ab dem 1. Januar 2026 muss die Rechnung eine strukturierte E-Rechnung sein, um die MwSt. bei internen B2B-Transaktionen abziehen zu können.
Für andere Rechnungen, die nicht unter die E-Invoicing-Pflicht fallen (z. B. Rechnungen eines ausländischen Lieferanten oder eines belgischen Lieferanten, der nicht der MwSt. unterliegt), bleiben Papier- oder PDF-Rechnungen für den Vorsteuerabzug zulässig.
Sie benötigen eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die mit Peppol und der Norm EN16931 kompatibel ist.
Wenn Sie derzeit keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzen, kann das E-Invoicing anfängliche Kosten verursachen, da Sie eine Software wählen müssen, die den neuen Anforderungen entspricht.
Dennoch bietet das E-Invoicing auch mehrere Vorteile: Zeitersparnis (Rechnungen werden von Ihren Kunden schneller bearbeitet), bessere Organisation (alle Rechnungen sind an Ihrem Peppol-Zugangspunkt zentralisiert) und höhere Zuverlässigkeit (weniger Fehler und bessere Datensicherheit).
Zwischen 2024 und 2027 können KMU und Freiberufler, die eine Rechnungssoftware im Abonnement nutzen, von einem Steuerabzug von 120 % auf die zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit dem E-Invoicing profitieren (z. B. die Jahresgebühr für eine von Peppol zertifizierte Lösung). Weitere finanzielle Unterstützungshilfen können auf regionaler Ebene verfügbar sein.
Das Dekret vom 08.07.2025 sieht pauschale Geldbußen gegen MwSt.-pflichtige Unternehmen vor, die diese neuen Pflichten nicht einhalten. Diese belaufen sich auf:
• 1 500 € für den 1. Verstoß
• 3 000 € für den 2. Verstoß
• 5 000 € für weitere Verstöße.
Elektronische Rechnungsstellung in Frankreich 🇫🇷
Elektronische Rechnungsstellung für Freelancer
Die neue französische Regelung (E-Invoicing und E-Reporting) kommt und betrifft Sie direkt. Hier sind die wichtigsten Punkte und die zu ergreifenden Maßnahmen.
Zeitplan und Kernmaßnahmen (Wichtig)
| Frist | Pflicht | Praktische Maßnahme für Freelancer |
| 1. September 2026 | Verpflichtender Empfang von elektronischen Rechnungen für ALLE (einschließlich Kleinunternehmer/Auto-Entrepreneurs). | WÄHLEN Sie Ihre zugelassene Plattform (Plateforme Agréée - PA), um die Servicegebühren-Rechnungen von Malt zu empfangen. |
| 1. September 2027 | Verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Invoicing) und Datenübermittlung (E-Reporting). | Frist, um mit dem Versand Ihrer B2B-Kundenrechnungen in Frankreich im elektronischen Format zu beginnen und das E-Reporting durchzuführen. |
Was ändert sich?
1. Elektronische Rechnung (E-Invoicing)
• Dies ist keine PDF per E-Mail. Es ist ein Dokument in einem spezifischen strukturierten Format (XML, EDI), das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
• Betrifft nur Rechnungen, die zwischen französischen Unternehmen ausgetauscht werden (B2B Frankreich).
• Maßnahme: Sie müssen eine zugelassene Plattform (PA) (ehemals PDP) wählen – ein vom Finanzamt zertifiziertes privates Unternehmen, das den Versand und Empfang dieser Rechnungen verwaltet.
2. Datenübermittlung (E-Reporting)
Dies ist die Übermittlung von Informationen für Transaktionen, die nicht dem E-Invoicing unterliegen:
• B2C-Transaktionen (Privatpersonen) und internationale Transaktionen (außerhalb des französischen Mutterlandes, Guadeloupe, Martinique, Réunion).
• Zahlungen: Übermittlung des Zahlungsstatus Ihrer Rechnungen für Dienstleistungen.
Ihre Rolle vs. die Rolle von Malt
| Kategorie | Die Rolle von Malt | Ihre Rolle (Freelancer) |
| Kundenrechnungen (B2B Frankreich) | Erstellt die Rechnung in Ihrem Namen und übermittelt sie über seine eigene PA an Ihre PA. | Sie können zustimmen, dass Malt die elektronische Rechnung für Sie ausstellt. |
| Servicegebühren-Rechnungen (von Malt erhalten) | Sendet diese im elektronischen Format an Ihre PA. | Vorrangige Maßnahme: Wählen Sie Ihre PA, um diese zu empfangen (ab Sept. 2026). |
| E-Reporting (B2C- und internationale Transaktionen) | Kümmert sich nicht darum. | Sie sind dafür verantwortlich, das E-Reporting für diese Transaktionen durchzuführen und den Zahlungsstatus zu melden (ab Sept. 2027). |
Spezifischer Punkt: MwSt.-Befreiung (Franchise de TVA)
• Ja, Sie sind betroffen!
• Der Zeitplan für die Pflichten ist der gleiche (Empfang in 2026, Ausstellung/E-Reporting in 2027).
• Der einzige Unterschied ist die Häufigkeit des E-Reportings, das einmal alle zwei Monate erfolgt.
Sanktionen bei Nichteinhaltung (Ab dem 1. September 2027)
• Fehlendes E-Invoicing: 15 € pro nicht übermittelter Rechnung (max. 15 000 €/Jahr).
• Fehlendes E-Reporting: 250 € pro fehlender Übermittlung (max. 15 000 €/Jahr).
• Gute Nachricht: Der allererste Fehler wird nicht sanktioniert.
Auswahl der zugelassenen Plattform: Unsere vertrauenswürdigen Partner
Der am dringendsten zu erledigende Schritt ist, sich bis September 2026 über die Auswahl Ihrer zugelassenen Plattform (PA) zu informieren.
Um bereit zu sein, ist der unumgängliche Schritt, Ihre zugelassene Plattform (PA) auszuwählen – aus über 130 staatlich zertifizierten PAs. Unsere Rolle ist es, Sie zu den besten Lösungen auf dem Markt zu führen. Aus diesem Grund haben wir vertrauenswürdige Partner ausgewählt, die alle eine kostenlose zugelassene Plattform enthalten, um Ihre gesetzlichen E-Invoicing-Pflichten zu erfüllen.
Und um Ihnen zu helfen, noch tiefer in die Steuerung Ihrer Geschäfte einzusteigen, stellen wir Ihnen auch deren erweiterte Angebote vor (kostenpflichtige Optionen für Buchhaltung oder Geschäftskonto) – mit exklusiv für Sie ausgehandelten Vorteilen!
Indy: Elektronische Rechnungsstellung und Buchhaltung in einem einzigen Tool
Was sie tun: Indy ist eine von der DGFiP registrierte zugelassene Plattform (PA): Senden und empfangen Sie Ihre elektronischen Rechnungen in Übereinstimmung mit der Reform. Das Ganze ist zu 100 % kostenlos und ohne Nutzungseinschränkung. Bereiten Sie sich mit Indy auf die Reform 2026 vor!
Weiter gehen: Für alle, die noch weiter gehen möchten, können Sie mit Indy Premium Ihre Steuererklärungen automatisieren: MwSt., Urssaf, CFE usw. Alles ist auf Indy zentralisiert: Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung, Ihre Steuererklärungen und seien Sie ab heute compliant.
Gut zu wissen: Die Funktion der Auto-Rechnungsstellung (Autofacturation) wird voraussichtlich im September 2026 eingeführt.
Pennylane: Die elektronische Rechnungsstellung, allein oder mit dem Buchhalter
Was sie tun: Pennylane stellt sich dank eines kostenlosen Angebots auf die elektronische Rechnungsstellung 2026 und das E-Reporting ein. Steuern Sie Ihre Rechnungen völlig selbstständig oder binden Sie ganz einfach den Steuerberater Ihrer Wahl in das Tool ein.
Weiter gehen: Nutzen Sie je nach Bedarf verschiedene Abonnement-Typen. Erweitern Sie das Tool, um analytische Berichte, die Verwaltung Ihrer Ausgaben oder eine Liquiditätsprognose zu integrieren.
Gut zu wissen: Die Funktion der Auto-Rechnungsstellung ist bereits integriert.
Qonto: Zugelassene Plattform für die elektronische Rechnung
Was sie tun: Stellen Sie ab dem 1. September 2026 Ihre Rechnungen über Ihr Qonto Geschäftskonto aus und empfangen Sie sie dort – einer staatlich zugelassenen Plattform. Greifen Sie dieser Frist vor und beginnen Sie jetzt schon, ganz ohne zusätzliche Kosten.
Weiter gehen: Rechnungen erstellen, zahlen und Ihre Geschäfte am selben Ort steuern. Die zugelassene Plattform ist ohne Aufpreis in Ihrem Abonnement enthalten, um Ihre Verwaltung und die Überwachung Ihrer Liquidität zu vereinfachen.
Gut zu wissen: Die Funktion der Auto-Rechnungsstellung wird voraussichtlich im September 2026 eingeführt.
Tiime: Die elektronische Rechnungsstellung zu 100 % kostenlos
Was sie tun: Tiime ist eine von der DGFiP zugelassene Plattform, die für die elektronische Rechnungsstellung 2026 kostenlos ist und sich für alle Rechtsformen eignet. Erstellen, senden und empfangen Sie unbegrenzt konforme Angebote und elektronische Rechnungen.
Weiter gehen: Mit den Smart- und Business-Angeboten automatisieren Sie Ihre Buchhaltung, verwalten Sie Ihre Liquidität in Echtzeit, binden Sie Ihren Steuerberater ein und nutzen Sie Ihr Geschäftskonto am selben Ort.
Gut zu wissen: Die Funktion der Auto-Rechnungsstellung wird voraussichtlich im September 2026 eingeführt.
Sie können auch die Liste der staatlich zugelassenen und zertifizierten Plattformen hier einsehen.
Elektronische Rechnungsstellung in Spanien 🇪🇸
Die Steuergesetzgebung in Spanien ändert sich, um Betrug zu bekämpfen und die Steuerverwaltung zu digitalisieren. Wenn Sie Freiberufler oder Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (S.L.) sind, ist es wichtig, die Details von VeriFactu zu kennen.
Wir beantworten hier die am häufigsten gestellten Fragen, einschließlich der Änderungen des offiziellen Zeitplans und der Auswirkungen auf Ihre Tätigkeit mit Malt.
Was ist VeriFactu und warum betrifft es mich?
| Frist | Pflicht | Offizielle Referenz |
| 1. September 2026 | VeriFactu ist das System, das sich aus der Verordnung über die Anforderungen an computergestützte Rechnungsstellungssysteme ergibt. Gemäß dem Gesetz zur Bekämpfung von Steuerbetrug wird die Steuerbehörde (AEAT) verlangen, dass die von Ihnen verwendete Software garantiert, dass die Aufzeichnungen nicht geändert werden können und automatisch an ihre elektronische Website übermittelt werden. |
Sie können die Details der Verordnung im spanischen Gesetzblatt BOE einsehen: Königliches Dekret 1007/2023. |
Wie sieht der neue Zeitplan für die Umsetzung aus?
Obwohl ursprünglich frühere Termine vorgesehen waren, hat die Verwaltung die Fristen angepasst, um den Unternehmen mehr Anpassungszeit zu geben. Nach Angaben der Steuerbehörde lauten die neuen Fristen:
- 1. Januar 2027: Verpflichtend für Unternehmen, die über eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (S.L.) abrechnen.
- 1. Juli 2027: Verpflichtend für selbstständige Erwerbstätige (natürliche Personen).
Gilt VeriFactu für Rechnungen, die ich über Malt ausstelle?
Die kurze Antwort lautet NEIN. Sie müssen bezüglich der auf der Plattform erstellten Rechnungen nichts befürchten.
Dies liegt daran, dass Malt ein System der Auto-Rechnungsstellung (Self-Billing) nutzt. Malt als Unternehmen unterliegt bereits der Regelung des „Suministro Inmediato de Información“ (SII), was bedeutet, dass es die Details Ihrer Rechnungen bereits in Echtzeit an die AEAT übermittelt. Da sie bereits der SII-Kontrolle unterliegen, sind diese Rechnungen von der neuen VeriFactu-Pflicht befreit.
4. Wenn ich Rechnungen außerhalb der Plattform ausstelle, was muss ich tun?
Wenn Sie Leistungen für externe Kunden direkt erbringen, müssen Sie:
• Überprüfen, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware vor den Fristen von 2027 mit VeriFactu kompatibel ist.
• Wenn Sie Rechnungen noch manuell erstellen (Word oder Excel), ist es zwingend erforderlich, auf ein zugelassenes digitales Tool umzusteigen.
5. So vereinfachen Sie Ihre steuerliche Compliance mit VeriFactu
Die Zentralisierung Ihrer Tätigkeit auf Malt ermöglicht es Ihnen, die mit dieser Regelung verbundene technische Last abzugeben:
• Compliance: Ihre Rechnungen werden über das SII gemeldet, sodass Sie für diese Vorgänge keine eigene Software anpassen müssen.
• Ersparnis: Sie vermeiden Investitionen in neue spezifische Softwarelizenzen, um das Gesetz zur Betrugsbekämpfung bei Ihren Malt-Projekten einzuhalten.
• Dank des Programms „Laden Sie Ihre Kunden ein“: Sie können Ihre externen Kunden auf die Plattform holen, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Rechnungsstellung rechtlich abgesichert ist, während Sie gleichzeitig von einem reduzierten Satz (2 %) profitieren und Ihre administrative Verwaltung vereinfachen.
Haben Sie weitere Fragen dazu, wie sich diese Änderung auf Ihre Situation auswirkt? Wir wissen, dass steuerliche Fragen komplex sein können. Wenn Sie zusätzliche Informationen oder eine spezifische Klärung bezüglich Ihrer Rechnungen benötigen, empfehlen wir Ihnen, das Malt-Support-Team zu kontaktieren oder Ihren Steuerberater des Vertrauens zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihre Tätigkeit bestens auf 2027 vorbereitet ist.