Dieser Artikel erklärt, wie Sie Spesenabrechnungen direkt mit Ihren Projekten auf Malt verknüpfen können, sobald die Funktion von Ihrem Kunden aktiviert wurde.
- Die Funktion Spesenabrechnungen muss vom Kunden für das Projekt aktiviert werden.
- Laden Sie Ihren Beleg hoch: Malt extrahiert die Informationen automatisch aus dem Formular.
- Nach Genehmigung durch den Kunden erhalten Sie eine einzige Rechnung, die alle genehmigten Ausgaben zusammenfasst.
Die Funktion ist für mein Projekt nicht verfügbar
Abbildung: Zugang zur Freelancer-Projektseite
Wenn die Funktion Spesenabrechnungen für Ihr Projekt noch nicht verfügbar ist, besprechen Sie dies bitte mit Ihrem Kunden. Dieser kann sich dann an Malt wenden, um die Funktion zu aktivieren und Ihnen die Übermittlung von Spesenabrechnungen direkt über die Plattform zu ermöglichen.
Wie reiche ich eine Spesenabrechnung ein?
Wenn die Funktion aktiviert ist, ist das Einreichen Ihrer Spesen schnell und intuitiv. So gehen Sie vor:
- Navigieren Sie zu Ihrer Projektseite und klicken Sie auf der rechten Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Auf meine Ausgaben zugreifen". Dadurch öffnet sich Ihr projektspezifischer Ausgabenbereich. Laden Sie Ihren Beleg hoch: Das Tool extrahiert automatisch die Informationen, um das Formular auszufüllen.
- Nach der Übermittlung kann Ihr Kunde Ihre Ausgaben prüfen und zur Erstattung genehmigen. Nach der Genehmigung erhalten Sie eine einzige Rechnung für alle genehmigten Ausgaben in diesem Stapel.
Sehen Sie sich hier eine Demo an, wie Sie Ausgaben auf Malt einreichen können.
Abbildung: Bereich zur Einreichung von Spesenabrechnungen auf der Projektseite
Spesenabrechnungsformular ausfüllen
Laden Sie Ihren Beleg hoch und lassen Sie die Magie geschehen! Überprüfen Sie anschließend folgende Punkte:
- Kategorie: Wählen Sie aus der bereitgestellten Liste die entsprechende Ausgabenkategorie aus.
- Details: Füllen Sie die Ausgabendetails im Formular aus, einschließlich Betrag und aller relevanten Informationen.
- Steuerabzug (optional): Geben Sie an, ob Sie aufgrund Ihres Registrierungslandes und der Art der Ausgabe Anspruch auf einen Steuerabzug haben. Genauere Hinweise zum Ausfüllen dieses Abschnitts finden Sie in unserem Benutzerhandbuch.
- Senden: Klicken Sie auf „Ausgaben übermitteln", um Ihre Spesenabrechnung zur Genehmigung an Ihren Kunden zu senden.
Abbildung: Formular zur Spesenerfassung mit automatischer Extraktion
Einige Tipps, die Sie beachten sollten
Da wir wissen, dass die Verwaltung von Spesenabrechnungen manchmal schwierig sein kann, haben wir dieses Benutzerhandbuch erstellt, um Ihnen bei Bedarf zu helfen. Dieses Handbuch ist jederzeit auf der Plattform auf der Ausgabenseite verfügbar.
Einreichen mehrerer Ausgaben: Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der projektbezogenen Ausgaben, die Sie einreichen können. Beachten Sie jedoch, dass die Ausgaben nach Projekten gruppiert werden. Wenn Sie an mehreren Projekten für denselben Kunden arbeiten, achten Sie darauf, beim Einreichen jeder Ausgabe das richtige Projekt auszuwählen.
Optimierte Genehmigungen und Rechnungsstellung: Alle eingereichten Ausgaben werden Ihrem Kunden zur Prüfung zusammengefasst. Nach der Genehmigung wird eine einzelne Rechnung erstellt, in der alle genehmigten Ausgaben für diesen Stapel mit beigefügten Belegen aufgeführt sind. Sowohl Sie als auch Ihr Kunde erhalten E-Mail-Benachrichtigungen über die neue Rechnung.
Keine zusätzlichen Gebühren: Die Übermittlung von Spesenabrechnungen über Malt verursacht keine zusätzlichen Kosten für Sie.
Zahlungsfrist für Spesen: Sie werden gemäß den Zahlungsbedingungen des Kunden bezahlt, in der Regel zwischen 30 und 60 Tagen.
Abbildung: Übersicht der genehmigten Spesenabrechnungen auf der Projektseite