Dieser Artikel erklärt die steuerliche Behandlung der Weiterverrechnung Ihrer beruflichen Ausgaben und die anwendbare Umsatzsteuer auf Spesenabrechnungen.
- Weiterberechnete berufliche Ausgaben gelten als Vergütungsergänzung und unterliegen denselben steuerlichen Regeln wie Ihre Honorare.
- Auslagen (Ausgaben im Namen des Kunden) unterliegen nicht der Umsatzsteuer und beeinflussen nicht Ihren Umsatz.
- Ob Sie netto oder brutto weiterberechnen, hängt von Ihrer Umsatzsteuerpflicht ab.
Berufliche Ausgaben oder Auslagen: Was sind die Unterschiede?
Auslagen, die für die Durchführung einer Mission anfallen (z. B. Reisekosten, Restaurantbesuche, Telefonkosten usw.), gelten grundsätzlich als berufliche Ausgaben. Dabei handelt es sich um Ausgaben, die in Ihrem eigenen Namen und auf Ihre eigene Rechnung getätigt werden. Ihre Weiterverrechnung an den Kunden stellt eine Vergütungsergänzung (und damit Umsatz) dar und unterliegt daher derselben steuerlichen Regelung wie Ihre Missionshonorare.
Achtung! Die Entscheidung, berufliche Ausgaben weiterzuberechnen, kann Auswirkungen auf Ihre Schwellenwerte haben (Umsatzsteuerbefreiung, Kleinunternehmerregelung).
Dies kann zu zusätzlichen Steuer- und Sozialabgaben führen, wenn die steuerliche Regelung den Abzug dieser Aufwendungen nicht zulässt (z. B. sieht die Kleinunternehmerregelung einen pauschalen Abzug für berufliche Aufwendungen vor).
Umgekehrt unterliegen Auslagen einer sehr genauen Definition: Sie umfassen Ausgaben, die im Namen und auf Rechnung eines Kunden getätigt werden. Die Weiterverrechnung von Auslagen wird wie die Rückerstattung eines Vorschusses behandelt: Sie unterliegt nicht der Umsatzsteuer und wird nicht als zusätzlicher Umsatz gezählt (ohne Auswirkung auf die Schwellenwerte).
Um eine Auslagenrechnung ausstellen zu können, ist es erforderlich, die schriftliche Zustimmung des Kunden einzuholen und den Kauf im Namen des Kunden in Rechnung zu stellen sowie den Kaufbeleg aufzubewahren. In der Praxis ist dieses Szenario aufgrund des eingeschränkten Rahmens, innerhalb dessen Auslagen möglich sind, selten.
Welchen Betrag für die Weiterverrechnung verwenden: Netto oder Brutto?
Der verwendete Betrag (netto oder brutto) hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere von Ihrer Umsatzsteuerpflicht.
- Kleinunternehmerregelung (keine Umsatzsteuer): Sie können die Umsatzsteuer auf Ihre Ausgaben nicht zurückerstatten; die Weiterverrechnung erfolgt daher zum Bruttobetrag.
- Umsatzsteuerpflichtig: Wenn die Regeln Ihres Landes die Rückerstattung der Umsatzsteuer auf Ihre Ausgaben erlauben (über die Umsatzsteuererklärung), erfolgt die Weiterverrechnung zum Nettobetrag.
Wie wird die Umsatzsteuer auf die Weiterverrechnung beruflicher Ausgaben angewendet?
Die Weiterverrechnung beruflicher Ausgaben folgt denselben steuerlichen Regeln wie Ihre Missionshonorare. Wenn Ihre Honorare der Umsatzsteuer unterliegen, gilt dies auch für die Weiterverrechnung der Ausgaben, zum gleichen Steuersatz – auch wenn die ursprüngliche Ausgabe einen anderen Steuersatz hatte.
Beispiel: Eine Restaurantausgabe mit 7 % Umsatzsteuer (100 € netto + 7 € USt) wird zu 107 € brutto weiterberechnet. Anschließend wird dieser Betrag der Umsatzsteuer zum gleichen Satz wie Ihre Honorare unterworfen (z. B. 19 %), was eine Endrechnung von 127,33 € ergibt (107 € + 20,33 € Umsatzsteuer).