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Wie vervollständige ich Rechtsdokumente in Amerika?

Aktualisiert

Dieser Artikel beschreibt länderweise die Rechtsdokumente, die Sie vervollständigen müssen, um auf Malt in Nord- und Südamerika abzurechnen.

Kurz zusammengefasst:
  • Vervollständigen Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Informationen im Tab „Rechtsdokumente“.
  • Die erforderlichen Dokumente variieren je nach Land und Rechtsform.
  • Laden Sie die angeforderten Nachweise hoch, um die Zahlung Ihrer Projekte zu aktivieren.
VEREINIGTEN STAATEN 🇺🇸

Vervollständige Deine rechtlichen Informationen

  1. Trag hier deinen Namen ein (bitte genau wie im Ausweis). Die Daten werden dann direkt für deine Rechnungen übernommen.
     

  2. Registrierungsnummer: 
    Jedes Unternehmen in den USA (egal ob Einzelunternehmen, Corporation, LLC oder Organisation) bekommt eine sogenannte Employer Identification Number (EIN), auch bekannt als Federal Tax Identification Number.

    Diese Nummer ist Pflicht und dient als dein offizieller Business-Ausweis für steuerliche und rechtliche Angelegenheiten.

    Du kannst deine EIN ganz einfach über die Website des IRS (die US-Steuerbehörde) überprüfen.
     

  3. Steuernummer
    Die steuerliche Identifikationsnummer für Unternehmen in den USA ist die EIN. 

    Beispiel: 12-3456789

    Wenn du als Einzelunternehmer (Sole Proprietor) keine Angestellten hast, kannst du statt der EIN auch deine Social Security Number (SSN) nutzen. Es wird aber oft empfohlen, sich trotzdem eine EIN zu besorgen.

    Die EIN wird vom IRS ausgestellt, sobald du dein Business anmeldest oder wenn du sie dort beantragst.
     

  4. Im nächsten Schritt gibst du deinen Unternehmensnamen an. Wenn du solo selbstständig bist, ist das einfach dein kompletter Vor- und Nachname. Wenn du eine Firma hast, trag hier bitte den offiziellen Namen ein, so wie er auch in deinen Gründungsunterlagen steht
     
  5. Gib bitte auch deine Rechnungsadresse ein: Falls sie nicht automatisch in den Vorschlägen erscheint, kannst du sie manuell eingeben. Klick dazu einfach auf den Link „Ich kann die Adresse meiner Firma nicht finden“.

Wähle am Ende einfach die passende Rechtsform aus dem Dropdown-Menü aus.

Je nachdem, welche Rechtsform du auswählst, kannst du unten die passenden Infos dazu eingeben.

Alabama

Alaska

Arizona

Arkansas

California

Colorado

Connecticut

Delaware

Florida

Georgia

Hawaii

Idaho

Illinois

Indiana

Iowa

Kansas

Kentucky

Louisiana

Maine

Maryland

Massachusetts

Michigan

Minnesota

Mississippi

Missouri

Montana

Nebraska

Nevada

New Hampshire

New Jersey

New Mexico

New York

North Carolina

North Dakota

Ohio

Oklahoma

Oregon

Pennsylvania

Puerto Rico

Rhode Island

South Carolina

South Dakota

Tennessee

Texas

Utah

Vermont

Virginia

Washington

West Virginia

Wisconsin

Wyoming
Einzelunternehmen / Sole trader 

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
  2. Registrierungsnachweis von der IRS — Beispiel hier
    • Dein EIN Attribution Letter (nicht älter als 3 Monate), oder
    • Deinen letzten Annual Tax Declaration Certificate
    Alle diese Dokumente werden vom IRS ausgestellt und müssen auf deinen Namen als gesetzlicher Vertreter lauten.
     
Registriertes Unternehmen / Limited Liability Company (LLC)

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
  2. Registrierungsnachweis— Beispiel hier
    Je nachdem, in welchem Bundesstaat dein Unternehmen registriert ist, akzeptieren wir offizielle Dokumente wie:
  • Die Business License (Gewerbezulassung)
  • Das Certificate of Incorporation (Gründungsurkunde)
  • Das Certificate of Good Standing (Unbedenklichkeitsbescheinigung)

Hier ist die Übersetzung für dich, locker und verständlich zusammengefasst:

Kurz zur Erinnerung – dein Registrierungsnachweis muss unbedingt folgende Infos enthalten:

  • Unternehmensname

  • Rechtsform

  • Sitz des Unternehmens (und die Geschäftsadresse, falls diese abweicht)

  • Offizielle Identifikationsnummer

  • Vor- und Nachname des gesetzlichen Vertreters

  • Das Dokument darf nicht älter als 3 Monate sein.

Falls dein Unternehmen schon länger als 3 Monate existiert oder der Name des gesetzlichen Vertreters nicht auf dem Dokument steht, reicht ein einfacher Auszug aus dem Handelsregister (State Business Registry) allein nicht aus. Wir müssen nämlich sicherstellen, dass dein Business noch aktiv ist.

In diesem Fall ist das einfachste Dokument dein aktueller Steuerbescheid (Annual Tax Declaration Certificate) vom IRS. Dieser darf maximal 1 Jahr alt sein. (Kleiner Tipp: Um mehrere Dokumente in einer PDF zu bündeln, kannst du Tools wie IlovePDF oder ähnliche nutzen.)

Sonderfall: Falls dein Unternehmen älter als 3 Monate, aber jünger als ein Jahr ist, hast du vielleicht noch keinen Steuerbescheid. In diesem Fall akzeptieren wir meistens den „alten“ Registrierungsnachweis zusammen mit einem Screenshot von der Website des Registers. Wichtig ist, dass darauf der Status „Active“ sowie das aktuelle Datum des Screenshots zu sehen sind.

2. Satzung / Articles of Association — Beispiel hier

Du musst uns die aktuellste, vollständige und unterschriebene Satzung (Articles of Association) deines Unternehmens schicken.

Je nachdem, in welchem Bundesstaat deine Firma registriert ist, akzeptieren wir offizielle Dokumente wie:

  • Articles of Organization

  • Articles of Incorporation

  • Annual Report (Jahresbericht)

  • Initial Resolutions (Gründungsbeschlüsse)

Wichtig dabei:

  • Du musst das komplette Dokument (alle Seiten) hochladen – es muss datiert und unterschrieben sein.

  • Aus dem Dokument muss hervorgehen (mit deinem vollen Namen), dass du der Mehrheitsgesellschafter oder der gesetzliche Vertreter der Firma bist.

3.Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten deiner Firma

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 
 

Umbrella company 
  1. Bist du bei einem Umbrella-Unternehmen
    Dann kannst du als Rechtsform einfach „Umbrella Company“ auswählen und dein Unternehmen aus der Liste aussuchen
  2. Du findest deine Umbrella Company nicht in der Liste?
    Du kannst sie direkt dazu einladen, sich ein Umbrella-Konto auf Malt zu erstellen. Klick dazu einfach auf die Option, die du im Bild siehst. Achte darauf, eine aktive E-Mail-Adresse deines Ansprechpartners beim Umbrella-Unternehmen anzugeben – über diese Adresse wird später nämlich die Verknüpfung verwaltet.
  3. Wie taucht mein Umbrella-Unternehmen in der Liste auf?
    Sobald sich das Unternehmen bei uns registriert hat, erscheint es automatisch in der Auswahl für alle Freelancer.

Dein Umbrella-Unternehmen bekommt nach der Einladung einen speziellen Link zugeschickt. Über diesen Link können sie dann ihr eigenes Malt-Admin-Profil erstellen, das exklusiv für die Verwaltung auf Malt gedacht ist.

 

 

MEXICO 🇲🇽

Vervollständige Deine rechtlichen Informationen

  1. Trag hier deinen Namen ein (bitte genau wie im Ausweis). Die Daten werden dann direkt für deine Rechnungen übernommen.
     

  2. Registrierungsnummer: 

    Jedes Unternehmen in Mexiko (egal ob du Einzelunternehmer bist, eine Firma oder eine Organisation hast) bekommt eine sogenannte RFC-Nummer (Registro Federal de Contribuyentes).

    -Diese Nummer ist Pflicht und dient als dein offizieller Business-Ausweis für alle steuerlichen und rechtlichen Angelegenheiten.

    -Du kannst deine Nummer ganz einfach über das SAT (Servicio de Administración Tributaria) überprüfen lassen – das ist die mexikanische Steuerbehörde.

  3. Steuernummer
    Deine Steuernummer in Mexiko ist die RFC (Registro Federal de Contribuyentes). 

    Beispiel: ABC123456789
     
  4. Im nächsten Schritt gibst du deinen Unternehmensnamen an. Wenn du solo selbstständig bist, ist das einfach dein kompletter Vor- und Nachname. Wenn du eine Firma hast, trag hier bitte den offiziellen Namen ein, so wie er auch in deinen Gründungsunterlagen steht.
     
  5. Gib bitte auch deine Rechnungsadresse ein: Falls sie nicht automatisch in den Vorschlägen erscheint, kannst du sie manuell eingeben. Klick dazu einfach auf den Link „Ich kann die Adresse meiner Firma nicht finden“.

Wähle am Ende einfach die passende Rechtsform aus dem Dropdown-Menü aus.

Je nachdem, welche Rechtsform du auswählst, kannst du unten die passenden Infos dazu eingeben.

ARGENTINIEN 🇦🇷

Vervollständige Deine rechtlichen Informationen

  1. Trag hier deinen Namen ein (bitte genau wie im Ausweis). Die Daten werden dann direkt für deine Rechnungen übernommen.
     

  2. Registrierungsnummer: 
    Jedes Unternehmen in Argentinien (egal ob Einzelunternehmer, Firma oder Organisation) bekommt eine sogenannte CUIT-Nummer (Clave Única de Identificación Tributaria).

    Diese Nummer ist Pflicht und dient als dein offizieller Business-Ausweis für alle steuerlichen und rechtlichen Belange.

    Du kannst deine Nummer ganz einfach über die AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) überprüfen lassen – das ist die argentinische Steuerbehörde.
     

  3. Steuernummer


    Deine Steuernummer ist die CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria). Beispiel: 30-12345678-9
     

  4. Im nächsten Schritt gibst du deinen Unternehmensnamen an. Wenn du solo selbstständig bist, ist das einfach dein kompletter Vor- und Nachname. Wenn du eine Firma hast, trag hier bitte den offiziellen Namen ein, so wie er auch in deinen Gründungsunterlagen steht
     
  5. Gib bitte auch deine Rechnungsadresse ein: Falls sie nicht automatisch in den Vorschlägen erscheint, kannst du sie manuell eingeben. Klick dazu einfach auf den Link „Ich kann die Adresse meiner Firma nicht finden“.

Wähle am Ende einfach die passende Rechtsform aus dem Dropdown-Menü aus.

Je nachdem, welche Rechtsform du auswählst, kannst du unten die passenden Infos dazu eingeben.

Monotributista ( Einzelunternehmen)

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
  2. Dauerhafter Handelsregisterauszug — Beispiel hier
    Du kannst die Constancia de Inscripción / Opción para Pequeños Contribuyentes einreichen, die du bei der AFIP findest. Alternativ geht auch die Constancia de CUILT/CUIT, die auf der Website der ANSES verfügbar ist.

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 
 

Sociedad Registrada ( Registriertes Unternehmen)

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
  2. Certificado de Incorporación  — Beispiel
    Dein Certificado de Incorporación findest du ganz einfach im Registro Nacional de Sociedades Argentinas.
     

  3. Los Estatutos or Memorandum of Association ( Satzung) — Beispiel hier
    Du musst uns die aktuellste, vollständige und unterschriebene Satzung (bzw. den Gesellschaftsvertrag) deiner Firma schicken.

    Lade bitte das komplette Dokument mit allen Seiten hoch – datiert und unterschrieben.

    Aus dem Dokument muss hervorgehen, dass du (mit vollem Namen) der Mehrheitsgesellschafter oder der gesetzliche Vertreter der Firma bist.
     

  4. Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten deiner Firma

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 

 

 

 
 
KOLUMBIEN 🇨🇴

Vervollständige Deine rechtlichen Informationen

  1. Trag hier deinen Namen ein (bitte genau wie im Ausweis). Die Daten werden dann direkt für deine Rechnungen übernommen.
     

  2. Registrierungsnummer: 
    Jedes Unternehmen in Kolumbien (egal ob Einzelunternehmer, Firma oder Organisation) bekommt eine sogenannte NIT-Nummer (Número de Identificación Tributaria).

    Diese Nummer ist Pflicht und dient als dein offizieller Business-Ausweis.

    Du kannst deine Nummer ganz einfach über die DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) überprüfen lassen – das ist die nationale Steuer- und Zollbehörde Kolumbiens.
     

  3. Steuernummer
    Die NIT ist Pflicht für alles, was mit Steuern zu tun hat – zum Beispiel für die Umsatzsteuer-Anmeldung, deine Steuererklärung, die Rechnungsstellung oder wenn du ein Geschäftskonto eröffnen willst. Beispiel: 900123456
     
  4. Im nächsten Schritt gibst du deinen Unternehmensnamen an. Wenn du solo selbstständig bist, ist das einfach dein kompletter Vor- und Nachname. Wenn du eine Firma hast, trag hier bitte den offiziellen Namen ein, so wie er auch in deinen Gründungsunterlagen steht
     
  5. Gib bitte auch deine Rechnungsadresse ein: Falls sie nicht automatisch in den Vorschlägen erscheint, kannst du sie manuell eingeben. Klick dazu einfach auf den Link „Ich kann die Adresse meiner Firma nicht finden“.

Wähle am Ende einfach die passende Rechtsform aus dem Dropdown-Menü aus.

Je nachdem, welche Rechtsform du auswählst, kannst du unten die passenden Infos dazu eingeben.

Autónomo ( Einzelunternehmen)

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
  2. Registro Único Tributario — Beispiel hier
    Du musst dein RUT-Dokument (Registro Único Tributario) hochladen, das du von deiner Behörde für die Anmeldung als Selbstständiger bekommen hast. Wichtig ist, dass das Dokument auf deinen Namen ausgestellt und nicht älter als 3 Monate ist.

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 

Sociedad Registrada (Registriertes Unternehmen)

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
  2. Certificado de Incorporación — Example here 
    Hier findest du dein Certificado de Incorporación
     

  3. Los Estatutos or Memorandum of Association ( Satzung)
    Du musst uns die aktuellste, vollständige und unterschriebene Satzung (bzw. den Gesellschaftsvertrag) deiner Firma schicken.

    Lade bitte das komplette Dokument mit allen Seiten hoch – datiert und unterschrieben.

    Aus dem Dokument muss hervorgehen, dass du (mit vollem Namen) der Mehrheitsgesellschafter oder der gesetzliche Vertreter der Firma bist.
     

  4. Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten deiner Firma

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 

 
CHILE 🇨🇱

Vervollständige Deine rechtlichen Informationen

  1. Trag hier deinen Namen ein (bitte genau wie im Ausweis). Die Daten werden dann direkt für deine Rechnungen übernommen.
     

  2. Registrierungsnummer: 
    Jedes Unternehmen in Chile (egal ob Einzelunternehmer oder Firma) bekommt bei der offiziellen Anmeldung bei der Handelskammer oder im nationalen Unternehmensregister eine eindeutige Registrierungsnummer.

    Diese Nummer ist Pflicht und dient als dein offizieller Business-Ausweis.

    Du kannst deine Registrierungsnummer ganz einfach über das nationale Unternehmensregister (Registro de Empresas y Sociedades) überprüfen.
     

  3. Steuernummer
    In Chile ist die Steuernummer als RUT (Rol Único Tributario) bekannt. Sie ist fast das Gleiche wie die Registrierungsnummer, wird aber direkt vom chilenischen Finanzamt (SII – Servicio de Impuestos Internos) vergeben. Beispiel: 12.345.678-K
     
  4. Im nächsten Schritt gibst du deinen Unternehmensnamen an. Wenn du solo selbstständig bist, ist das einfach dein kompletter Vor- und Nachname. Wenn du eine Firma hast, trag hier bitte den offiziellen Namen ein, so wie er auch in deinen Gründungsunterlagen steht
     
  5. Gib bitte auch deine Rechnungsadresse ein: Falls sie nicht automatisch in den Vorschlägen erscheint, kannst du sie manuell eingeben. Klick dazu einfach auf den Link „Ich kann die Adresse meiner Firma nicht finden“.

Wähle am Ende einfach die passende Rechtsform aus dem Dropdown-Menü aus.

Je nachdem, welche Rechtsform du auswählst, kannst du unten die passenden Infos dazu eingeben.

Autónomo

Du musst folgendes bereitstellen:

  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
  2.  Bescheinigung über das Beschäftigungsverhältnis und den Sozialversicherungsstatus— Beispiel hier
     Du findest dein Certificate of Employment and Social Security Background ganz einfach auf der Website des DIT.

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 

Sociedad RegistradaDu musst folgendes bereitstellen:
 
  1. Dein Identitätsnachweis:

    Wir akzeptieren Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine (ausgestellt 1994 oder später) oder Aufenthaltstitel.
     
     
  2. Certificado de Incorporación — Beispiel hier 
    Hier findest du deine Registrierungsbescheinigung (Certificate of Registration).
     

  3. Los Estatutos or Memorandum of Association ( Satzung)
    Du musst uns die aktuellste, vollständige und unterschriebene Satzung (bzw. den Gesellschaftsvertrag) deiner Firma schicken.

    Lade bitte das komplette Dokument mit allen Seiten hoch – datiert und unterschrieben.

    Aus dem Dokument muss hervorgehen, dass du (mit vollem Namen) der Mehrheitsgesellschafter oder der gesetzliche Vertreter der Firma bist.
     

  4. Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten deiner Firma

Dein Registrierungsnachweis darf nicht älter als drei Monate sein, wenn du ihn bei Malt hoch lädst. 

 

 

 
 
 
 
 
 
 

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