Cet article explique comment accepter un devis et lancer un projet via l'intégration Punchout entre Malt et votre système ERP/P2P.
- Les devis doivent être transférés vers votre ERP/P2P pour obtenir une demande d'achat approuvée.
- Une fois le bon de commande généré, le devis est automatiquement accepté sur Malt.
- Effectuez la réception du service dans votre ERP après chaque validation de facture.
Qu'est-ce que l'intégration Punchout change pour vous ?
Votre service Achats s'est associé à Malt pour intégrer la plateforme directement dans votre système ERP/P2P existant. Cela garantit que tous les processus d'achat sont correctement suivis.
Désormais, tous les devis doivent être transférés vers votre système ERP/P2P pour soumettre la demande d'achat (DA) nécessaire avant de pouvoir être acceptés et que le projet puisse démarrer.
La bonne nouvelle est que cela simplifie le processus : il n'est pas nécessaire d'accepter le devis sur Malt puis de créer une demande d'achat séparée dans votre système. Vous pouvez tout faire en un seul flux continu.
Une fois votre demande d'achat approuvée, le numéro de bon de commande (BC) est automatiquement généré et envoyé à Malt. Le devis est alors automatiquement accepté, éliminant une étape manuelle pour vous. Le statut du projet sur Malt étant mis à jour sur « en cours », le freelance peut commencer à travailler.
Processus Punchout étape par étape
Vous pouvez utiliser Malt comme d'habitude pour la phase de sourcing (recherche, invitation de freelances et gestion des candidatures) sans avoir besoin d'interagir avec votre système ERP/P2P.
Le changement commence lorsque vous êtes prêt à accepter un devis. Vous recevrez une notification par e-mail lorsqu'un devis vous est envoyé. Pour continuer, vous devez obtenir une demande d'achat approuvée.
- Démarrer à partir de l'e-mail : L'e-mail de notification vous redirigera vers votre système ERP/P2P.
- Accéder au catalogue Malt : Connectez-vous et trouvez le catalogue Malt pour établir une session active entre votre système et Malt.
- Activer la session : Cliquez pour ouvrir le catalogue Malt. Vous serez redirigé vers votre compte Malt, indiqué par un badge vert dans votre barre de navigation supérieure.
- Trouver le devis : Localisez le devis que vous souhaitez accepter (via Gérer les projets > Candidatures > Ouvrir le projet > Voir le devis).
- Transférer le devis : Ouvrez le devis. Si vous êtes d'accord avec les termes, cliquez pour le transférer vers votre système. Vous serez redirigé vers votre système avec les détails du devis maintenant dans votre panier d'achat.
Important : Vous devez soumettre une demande par devis. Ne revenez pas sur Malt tant que votre demande n'est pas soumise, car cela pourrait interrompre la session active.
- Vérifier le panier : Votre panier affichera deux lignes :
- Une ligne pour le service du freelance (hors taxes).
- Une ligne pour les frais de service Malt associés (toutes taxes comprises).
- Remplir le formulaire : Passez en revue les informations pré-remplies et remplissez tous les détails manquants requis.
- Soumettre pour approbation : Soumettez votre demande d'achat pour approbation finale.
Le devis sur Malt est en attente de validation jusqu'à ce que la demande d'achat soit approuvée de votre côté. Une fois la demande approuvée, le devis sera automatiquement accepté sur Malt dès réception du numéro de bon de commande. Vous n'avez aucune autre action à entreprendre pour accepter le devis.
Actions après la fin du projet ou du mois
N'oubliez pas : réception du service
Pour chaque commande créée, vous devez effectuer une réception (partielle ou totale) pour garantir qu'il n'y ait pas de retard dans les paiements des factures.
Après avoir approuvé un rapport d'activité ou la fin d'un projet sur Malt, retournez dans votre système ERP/P2P. Trouvez la commande correspondante et complétez la réception du service, en faisant correspondre les montants affichés sur la facture que vous venez de valider sur Malt.
Résolution de problèmes
Problème : Je suis bloqué malgré le respect des étapes.
Solution : Contactez immédiatement votre responsable commercial pour une assistance rapide.
Problème : Le bon de commande est créé dans mon système, mais le devis est toujours en attente sur Malt.
Solution : Contactez votre responsable commercial en lui fournissant le numéro de BC de votre commande, et nous résoudrons le problème.