¿Mis gastos son profesionales o desembolsos? ¿Cuáles son las diferencias y los impactos?
Los gastos profesionales son costos que debes asumir para llevar a cabo un trabajo, como viajes, comidas o facturas de teléfono. Los pagas tú mismo y luego se los cobras a tu cliente, lo cual cuenta como ingreso adicional y se grava igual que tus demás ganancias.
Ten en cuenta que facturar estos gastos a tu cliente puede afectar tu situación fiscal y tus umbrales, por ejemplo en lo relativo al IVA o a los regímenes de microempresa. En algunos casos, pueden aplicarse impuestos y cargas sociales adicionales si tu sistema fiscal no permite deducir estos costos.
Los gastos reembolsados por cuenta del cliente, en cambio, son costos que pagas en nombre de tu cliente, por ejemplo, cuando compras algo directamente a su nombre. Estos gastos se te reembolsan sin IVA y no cuentan como ingresos adicionales, por lo que no afectan tus umbrales fiscales. Para emitir estos reembolsos correctamente, debes contar con la aprobación por escrito de tu cliente, que la factura de compra esté emitida a su nombre y conservar los comprobantes.
En la práctica, este tipo de gastos reembolsados son menos frecuentes, ya que existen normas estrictas sobre cuándo pueden aplicarse.
¿Qué importe de gasto debo retener para realizar la refacturación: el importe “sin impuestos” o “con impuestos”?
El monto retenido, sin impuestos versus todos los impuestos incluidos dependerá de varios factores.
Empezando por si estás sujeto o no al IVA.
Si te beneficias de la exención del IVA, no podrás recuperarlo en tus gastos; por lo tanto la refacturación se realizará por importe con impuestos incluidos.
Si estás sujeto al IVA, dependerá entonces de las normas aplicables en el país en el que desarrollas tu actividad.
Si estas normas autorizan la recuperación del IVA sobre tus gastos (a través de la declaración del IVA), entonces la refacturación se realizará por importe sin impuestos.
¿Cómo se trata la refacturación de gastos profesionales respecto del IVA (si estoy sujeto al mismo)?
La refacturación de gastos profesionales sigue el mismo régimen fiscal que los honorarios de tu proyecto.
En consecuencia, si tus honorarios están sujetos a IVA, la refacturación también estará sujeta a IVA, al mismo tipo que tus honorarios (y esto, independientemente del tipo de IVA aplicable al gasto).
Por ejemplo, un gasto de restauración que haya generado IVA al tipo del 10% (por ejemplo: 100 € sin IVA + 10 € IVA), cuya deducción no está autorizada, se volverá a facturar por su importe con IVA incluido (110 €) y entonces estará sujeto al IVA al mismo tipo que tus honorarios (por ejemplo: 20% de IVA, es decir, 110 € + 22 € = 132 €).