Opstellen van facturen
Malt heeft een factureringsmandaat, wat betekent dat Malt facturen kan maken:
in naam en voor rekening van de freelancer met wie u samenwerkt;
op naam en voor uw rekening (klant)
Aan het einde van uw missie worden de financiële documenten (offertes en facturen) automatisch door Malt opgemaakt en uitgegeven op naam van uw bedrijf. Daarom is het belangrijk dat u de juiste gegevens in uw accountinstellingen invoert.
Deze documenten hebben een gestandaardiseerde Malt-header en bevatten dus zowel de factuurgegevens van de freelancer als die van uw bedrijf.
Dit mandaat wordt opgesteld in overeenstemming met de geldende regelgeving en in het bijzonder de bepalingen van artikel 1984 van het Burgerlijk Wetboek en de artikelen 242 nonies AI en 289 I-2 van het algemene belastingwetboek.
De verschillende factureringsmodellen
Malt biedt 2 hoofdmodellen voor factureringscontracten:
Het directe model
Dit model maakt directe contractering met de geselecteerde kandidaat mogelijk.
Zowel het contract als de facturatie gebeuren rechtstreeks tussen jou en de freelancer.
De voordelen van dit factureringsmodel zijn:
Sterke rechtszekerheid op het gebied van arbeidsrecht.
Een opdracht uitgevoerd door Axa Beroepsmatige Burgerlijke Aansprakelijkheid van de freelancer.
De freelancer zet zich in voor het succes van de missie.
Dit model kan worden gebruikt voor korte missies of missies met een vaste prijs.
Het Unieke Provider-model
Dit model maakt het mogelijk om met Malt één factuur op te stellen waarin het projectbedrag en de servicekosten van Malt zijn opgenomen:
Malt tekent een raamovereenkomst met de opdrachtgever en besteedt vervolgens de diensten uit aan de freelancer in een spiegelcontract.
Er is, in tegenstelling tot het directe model, geen contract tussen opdrachtgever en freelancer.
Dit factureringsmodel wordt alleen aangeboden aan klanten met het Advance Plan of hoger en is alleen beschikbaar in Frankrijk, België, Spanje, Nederland en Duitsland.
Hoe het Unique Provider-model werkt
1) U kiest de freelancer waarmee u wilt werken en onderhandelt vervolgens vrijelijk over de algemene voorwaarden van de dienst.
2) Er wordt een raamovereenkomst gesloten tussen u en Malt, waarin de voorwaarden voor de uitvoering van de missie worden beschreven.
3) Malt tekent een back-to-back overeenkomst met de geselecteerde freelancer, die bestaat uit een spiegelversie van de raamovereenkomst tussen Malt en u.
4) Dit betekent dat alle contractuele bepalingen tussen Malt en u worden doorgegeven tussen Malt en de freelancer.
5) Malt verkrijgt de verbintenis van de freelancer tot de verplichtingen die hij aangaat.
De voordelen van dit factureringsmodel zijn:
Sterke rechtszekerheid op het gebied van het handelsrecht.
De overdracht wordt verzekerd door Axa de Malt Beroepsburgerlijke Aansprakelijkheid.
Een engagement van Malt voor het succes van de missie.
Genereer een inkooporder voor de service
Voordat u met de service begint, dient u contact op te nemen met de betreffende afdeling om de procedure voor het uitreiken van het bestelformulier te starten.
Na ontvangst hiervan nodigen wij u uit om deze direct aan de offerte toe te voegen door naar de servicepagina te gaan.
Dit maakt een zeer eenvoudige afstemming door uw boekhoudafdeling mogelijk (dankzij de interne bestelbon en het factuurnummer van de freelancer aan het einde van de dienst).
Facturen maken en downloaden
De eindfactuur wordt gegenereerd wanneer de freelancer het einde van het project indient in het geval van een kort project, en aan het einde van elke maand voor terugkerende projecten.
Er worden drie facturen uitgegeven:
De eerste betreft de dienstverlening (factuur tussen de freelancer en jou).
De tweede betreft de servicekosten voor de klant (factuur tussen Malt en u).
De derde voor de freelancer betreft de Malt-commissie (factuur tussen Malt en de freelancer).
Voor terugkerende projecten wordt het factuuroverzicht na validatie van het project of de maand verzonden naar het boekhoudkundige e-mailadres dat u in uw instellingen heeft opgegeven.
Om al uw facturen te vinden en te downloaden, heeft u twee opties:
Ga naar de missiepagina en klik op “download de factuurverklaring”
De historie van al uw facturen vindt u ook terug in de rubriek ‘facturen en betaling’ van uw persoonlijke ruimte.
Uw project bewerken
In het geval dat uw project evolueert en u en de freelancer overeenkomen om de schatting te wijzigen, zal de factuur die aan het einde van het project wordt uitgereikt, overeenkomen met de nieuwe schatting.
Kort project
Voor een kort project volgt het proces dat u moet volgen om een offerte te wijzigen:
De freelancer wijzigt de offerte op de projectpagina,
Je valideert de wijziging van de offerte.
In geval van vooruitbetaling:
Offerte naar beneden aangepast, je krijgt de delta aan het einde van de missie binnen 2 werkdagen terug op je portemonnee,
Offerte naar boven aangepast, u zult het verschil moeten betalen zoals voorzien in de nieuwe offerte. U kunt rechtstreeks vanaf de missie-URL betalen met een creditcard of bankoverschrijving.
Terugkerend project
Om het project in overleg met de freelancer te wijzigen, kunt u contact opnemen met het ondersteuningsteam: support@malt.com
BTW betaling
BTW op de commissiefactuur
Onze factureringsentiteiten - Malt heeft 6 entiteiten in Europa:
Malt SA = Frankrijk en de rest van de wereld
Mout SL = Spanje
Mout BV = Nederland
Malt SRL = België
Malt Gmbh = Duitsland (vanaf september 2023)
Malt Limited = VK (vanaf september 2023)
Het bestaan van deze verschillende entiteiten heeft een directe impact op:
Btw werd toegepast op commissiefacturen in het DIRECT- en enige leverancier-model (UP).
Btw wordt toegepast op facturen voor freelancediensten onder het Single Supplier (UP)-model
Voor elk project wordt de freelance commissiefactuur en uw servicekostenfactuur uitgegeven door de entiteit waaraan u rapporteert.
Wanneer wordt er BTW toegepast op de commissiefactuur?
Ter herinnering: klantentiteit = entiteit die de commissiefactuur uitreikt.
Als de Malt-entiteit die de factuur uitreikt in hetzelfde land is gevestigd als u, is er BTW van toepassing op de commissiefactuur.
Als de Malt-entiteit die de commissiefactuur uitreikt in een ander land is gevestigd dan waar u gevestigd bent, is er geen BTW van toepassing op de factuur in overeenstemming met het zelfliquidatiebeginsel*
Hetzelfde principe is van toepassing op servicefacturen voor het Single Supplier (UP)-model, omdat de entiteit die op de factuur verschijnt, degene is waarvan uw klant afhankelijk is.
Zelfliquidatie : Als freelancer die een contract heeft gesloten met een opdrachtgever gevestigd in een ander land dan het uwe, is uw factuur belastingvrij en zal de opdrachtgever deze intracommunautaire levering moeten aangeven en de BTW moeten afdragen aan de belastingadministratie waarop het hangt er van af.
Binnen de Europese Unie werd zelfliquidatie geïmplementeerd om de uitwisseling en handel tussen de verschillende lidstaten te vergemakkelijken.