Cet article explique comment configurer les rôles administrateurs, les entités juridiques et les préférences de paiement de votre organisation sur Malt.
- Attribuez des rôles administrateurs adaptés à chaque membre de votre organisation.
- Gérez vos entités juridiques, contacts de facturation et préférences de paiement.
- Associez des équipes à chaque entité juridique depuis le hub Organisation.
Rôles administrateurs
Afin de garantir que chaque utilisateur dispose du niveau d'autorisation approprié au sein de votre organisation sur Malt, nous proposons différents rôles Administrateurs que vous pouvez configurer à partir de votre page Membres. Le rôle « Administrateur système » est un rôle spécifique réservé à l'utilisateur de plus haut niveau au sein de votre organisation, qui gère les entités juridiques, les préférences de paiement et les équipes affiliées, ainsi que la gestion des droits d'administrateurs.
L'Administrateur de l'organisation ne peut gérer aucune des informations ci-dessus, mais dispose d'une vue d'ensemble de l'organisation sur le pool de freelances (onglet Mes freelances), les projets passés et actuels, les factures et les reportings (un Administrateur d'équipe aura les mêmes droits mais limités à son équipe).
Pour les comptes Entreprise, veuillez contacter votre responsable commercial afin d'en savoir plus et obtenir le rôle d'« administrateur de l'organisation ».
Découvrez les rôles sur Malt dans cette démo
Entités juridiques
Dans la barre latérale, sous la section « Organisation », vous trouverez un onglet « Entités juridiques ». Celui-ci vous mènera à un hub dédié où vous pourrez gérer vos entités juridiques, vos préférences de paiement et les équipes affiliées à une entité juridique. Dans l'aperçu, sélectionnez l'entité juridique que vous souhaitez modifier.
Les entités juridiques sont définies comme des entreprises officiellement enregistrées et reconnues par le gouvernement, identifiées par leur nom, leur numéro d'enregistrement (par exemple, le numéro SIREN en France), leur numéro de TVA et l'adresse de leur siège social. Chez Malt, les entités juridiques seront modélisées au niveau de l'organisation, avec une entité juridique par défaut attribuée à chaque entreprise.
Informations juridiques
Dans l'onglet « Détails », vous verrez tout d'abord une section intitulée « Informations juridiques ». Il vous suffit de saisir le nom légal de votre entreprise ou son numéro SIRET/SIREN pour que nous puissions automatiquement trouver les autres informations relatives à cette entité juridique. Ce sont ces informations qui apparaîtront sur la facture. Si votre entité spécifique ne figure pas dans la base de données publique, vous pouvez toujours remplir les champs manuellement.
Contact de facturation
Sous « Informations juridiques », vous trouverez une section intitulée « Contact facturation ». En remplissant ces informations, vous nous indiquez où envoyer les factures relatives aux projets réalisés sous cette entité juridique. Vous pouvez soit transférer les factures à un responsable comptabilité, soit configurer une plateforme de facturation.
L'adresse e-mail pour les rappels de paiement doit être différente de celle que vous avez indiquée pour l'envoi des factures, en particulier si vous avez paramétré l'adresse d'une plateforme de facturation.
Préférences
À côté de l'onglet « Informations », vous trouverez « Préférences ». C'est ici que vous configurez votre mode de paiement préféré. Par défaut, votre entité juridique est configurée pour prépayer manuellement les projets par carte bancaire ou virement bancaire. Avec le prépaiement, vos équipes ne peuvent engager des freelancers que pour des projets basés sur des tâches, où le montant total du projet est fixé lors de l'approbation du devis et payé sur Malt à l'avance (les fonds sont bloqués sur le projet jusqu'à ce que celui-ci soit terminé).
L'option « Payer plus tard » permet de réaliser des projets basés sur le temps, où le paiement est basé sur les compte-rendus d'activité soumises par le freelancer à la fin de chaque mois. Le freelance est alors payé par l'intermédiaire de l'un de nos partenaires financiers et votre organisation bénéficie d'un délai de paiement de 30 jours pour la facture. Afin d'activer l'option « Payer plus tard », nous effectuons automatiquement des tests d'éligibilité au financement avec l'un de nos partenaires à partir des informations juridiques que nous avons recueillies sur votre entreprise.
Une fois que l'un de nos partenaires a accepté votre éligibilité au financement, vous pouvez décider d'activer l'option « Payer plus tard » ou de rester en « Prépaiement ».
Équipes affiliées
Dans le dernier onglet, vous verrez « Équipes affiliées ». Cette page affiche les équipes associées à chaque entité juridique au sein de votre organisation, le responsable commercial Malt de chaque équipe et le nombre de membres qui la composent.
NOTE : Actuellement, une entité juridique ne peut être associée qu'à une seule équipe. Nous développons actuellement la possibilité pour les clients des plans Advanced et Enterprise d'avoir plusieurs équipes associées à plusieurs entités juridiques.