Cet article explique comment configurer les rôles administrateurs, les entités juridiques et les préférences de paiement de votre organisation sur Malt.
En résumé :
- Attribuez des rôles administrateurs adaptés à chaque membre de votre organisation.
- Gérez vos entités juridiques, contacts de facturation et préférences de paiement.
- Associez des équipes à chaque entité juridique depuis le hub Organisation.
Rôles administrateurs
Afin de garantir que chaque utilisateur dispose du niveau d'autorisation approprié au sein de votre organisation sur Malt, nous proposons différents rôles Administrateurs que vous pouvez configurer à partir de votre page Membres. Le rôle « Administrateur système » est un rôle spécifique réservé à l'utilisateur de plus haut niveau au sein de votre organisation, qui gère les entités juridiques, les préférences de paiement et les équipes affiliées, ainsi que la gestion des droits d'administrateurs.
L'Administrateur de l'organisation ne peut gérer aucune des informations ci-dessus, mais dispose d'une vue d'ensemble de l'organisation sur le pool de freelances (onglet Mes freelances), les projets passés et actuels, les factures et les reportings (un Administrateur d'équipe aura les mêmes droits mais limités à son équipe).
Pour les comptes Entreprise, veuillez contacter votre responsable commercial afin d'en savoir plus et obtenir le rôle d'« administrateur de l'organisation ».
Découvrez les rôles sur Malt dans cette démo
Entités juridiques
Dans la barre latérale, sous la section « Organisation », vous trouverez un onglet « Entités juridiques ». Celui-ci vous mènera à un hub dédié où vous pourrez gérer vos entités juridiques, vos préférences de paiement et les équipes affiliées à une entité juridique. Dans l'aperçu, sélectionnez l'entité juridique que vous souhaitez modifier.
Les entités juridiques sont définies comme des entreprises officiellement enregistrées et reconnues par le gouvernement, identifiées par leur nom, leur numéro d'enregistrement (par exemple, le numéro SIREN en France), leur numéro de TVA et l'adresse de leur siège social. Chez Malt, les entités juridiques seront modélisées au niveau de l'organisation, avec une entité juridique par défaut attribuée à chaque entreprise.
Informations juridiques
Dans l'onglet « Détails », vous verrez tout d'abord une section intitulée « Informations juridiques ». Il vous suffit de saisir le nom légal de votre entreprise ou son numéro SIRET/SIREN pour que nous puissions automatiquement trouver les autres informations relatives à cette entité juridique. Ce sont ces informations qui apparaîtront sur la facture. Si votre entité spécifique ne figure pas dans la base de données publique, vous pouvez toujours remplir les champs manuellement.
Contact de facturation
Sous « Informations juridiques », vous trouverez une section intitulée « Contact facturation ». En remplissant ces informations, vous nous indiquez où envoyer les factures relatives aux projets réalisés sous cette entité juridique. Vous pouvez soit transférer les factures à un responsable comptabilité, soit configurer une plateforme de facturation.
L'adresse e-mail pour les rappels de paiement doit être différente de celle que vous avez indiquée pour l'envoi des factures, en particulier si vous avez paramétré l'adresse d'une plateforme de facturation.
Préférences
À côté de l'onglet « Informations », vous trouverez l'onglet « Préférences ». C'est ici qu'est configuré votre mode de paiement préféré ainsi que votre numéro de contrat / identifiant interne.
Quelles sont les options de paiement disponibles pour les projets ?
Nous proposons deux modes de paiement flexibles pour gérer vos projets :
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Prépaiement (par défaut) :
Projets au forfait (à la tâche) : Le paiement intégral est requis avant le début du projet.
Projets en régie (au temps passé) : Le paiement du mois à venir est requis avant le début de chaque mois.
Payer plus tard (Pay Later) : Permet à votre entité juridique de différer le paiement selon les conditions convenues sur la facture, vous accordant jusqu'à 30 jours pour régler. Le freelance est quant à lui payé immédiatement grâce à l'un de nos partenaires financiers.
Comment activer l'option « Payer plus tard » ?
Pour activer l'option « Payer plus tard », nous devons effectuer une rapide vérification d'éligibilité au financement auprès de notre partenaire financier. Cette évaluation utilise les informations légales de l'entreprise renseignées lors de la configuration.
Puis-je ajouter un identifiant interne ou un numéro de contrat sur les factures ?
Oui. Nous disposons d'un champ dédié aux identifiants internes ou numéros de contrat afin de garantir qu'ils apparaissent sur toutes les factures de l'entité juridique.
Actuellement, nos équipes internes gèrent ces préférences pour vous, n'hésitez pas à contacter notre équipe support directement pour nous faire part de votre demande.
Équipes affiliées
Dans le dernier onglet, vous verrez « Équipes affiliées ». Cette page affiche les équipes associées à chaque entité juridique au sein de votre organisation, le responsable commercial Malt de chaque équipe et le nombre de membres qui la composent.
NOTE : Actuellement, une entité juridique ne peut être associée qu'à une seule équipe. Nous développons actuellement la possibilité pour les clients des plans Advanced et Enterprise d'avoir plusieurs équipes associées à plusieurs entités juridiques.