Cet article explique les modèles de facturation Malt, la génération des factures et la gestion de la TVA côté client.
- Malt émet les factures via un mandat de facturation (modèle direct ou Prestataire Unique).
- Trois factures sont générées à la fin de chaque projet : prestation, frais de service client et commission freelance.
- La TVA appliquée dépend de l'entité Malt qui émet la facture et de votre localisation.
Comment fonctionne le mandat de facturation Malt ?
Malt dispose d'un mandat de facturation, ce qui lui permet d'émettre des factures soit au nom et pour le compte du freelance avec lequel vous travaillez, soit en votre nom et pour votre compte (en tant que client).
À la fin de votre projet, les documents tels que les devis et les factures sont automatiquement générés et émis par Malt au nom de votre entreprise. C'est pourquoi il est important de fournir des informations exactes dans les paramètres de votre compte. Ces documents comportent un en-tête standardisé Malt et incluent les coordonnées de facturation du freelance ainsi que celles de votre entreprise.
Quels sont les modèles de facturation ?
Malt propose 2 modèles principaux de contrats de facturation :
| Le modèle direct | Le modèle du Prestataire Unique (Unique Provider) |
|---|---|
| Ce modèle vous permet de contracter directement avec le freelance. Le contrat ainsi que la facturation sont gérés directement entre vous et le freelance. Les avantages incluent une forte protection juridique au titre du droit du travail, la couverture par l'assurance Responsabilité Civile Professionnelle Hiscox du freelance, ainsi que l'engagement du freelance envers la réussite du projet. Ce modèle convient aux projets basés sur des tâches ou basés sur le temps. |
Ce modèle prévoit une seule facture émise par Malt qui inclut le coût du projet ainsi que les frais de service de Malt. Malt signe un accord-cadre avec vous (le client) et sous-traite le travail au freelance via un contrat miroir, ce qui signifie qu'il n'y a pas de contrat direct entre vous et le freelance. |
Si vous souhaitez bénéficier du modèle Prestataire Unique, veuillez contacter votre chargé de compte.
Comment fonctionne le modèle Prestataire Unique ?
- Vous choisissez le freelance avec qui travailler et négociez librement les conditions du service.
- Un contrat-cadre est signé entre vous et Malt, précisant les modalités d'exécution du projet.
- Malt signe ensuite un accord back-to-back avec le freelance choisi, qui est une copie conforme de l'accord entre vous et Malt.
- Malt s'assure que le freelance respecte les engagements pris envers vous.
Les avantages de ce modèle de facturation incluent une forte protection juridique sous le droit commercial et la couverture par l'assurance Responsabilité Civile Professionnelle Hiscox de Malt.
Comment générer un bon de commande ?
Capture : ajout d'un bon de commande sur le devis
Avant de commencer un projet, ajoutez votre bon de commande directement au devis sur la page de la prestation. Cela facilite le rapprochement comptable, car votre service comptabilité pourra ainsi faire correspondre le bon de commande interne avec le numéro de facture du freelance à la fin de la prestation.
Comment créer et télécharger les factures ?
La facture finale est générée lorsque le freelance marque le projet comme terminé pour les projets basés sur des tâches, et à la fin de chaque mois pour les projets basés sur le temps.
Trois factures sont émises :
- La première facture concerne la prestation et est établie entre vous et le freelance
- La deuxième facture porte sur les frais de service et est émise par Malt à votre intention
- La troisième facture correspond à la commission de Malt et est émise par Malt au freelance
Pour les projets basés sur le temps, le relevé de factures est envoyé à l'adresse email comptable que vous avez renseignée dans vos paramètres une fois le projet ou le mois validé.
Pour retrouver et télécharger vos factures, vous pouvez soit vous rendre sur la page de la mission et cliquer sur « télécharger le relevé de factures », soit accéder à l'historique complet des factures dans la section « Factures & paiements » de votre compte.
Comment modifier un projet en cours ?
Si votre projet évolue et que vous et le freelance convenez de mettre à jour le devis, la facture finale reflétera la modification effectuée.
Pour un projet basé sur une tâche, le processus pour modifier un devis est le suivant :
- Le freelance met à jour le devis sur la page du projet
- Vous validez le nouveau devis modifié
Si le projet inclut du prépaiement :
- Si le devis est réduit, la différence vous sera remboursée sous 2 jours ouvrés sur votre wallet après la fin du projet
- Si le devis augmente, vous devrez régler le montant supplémentaire indiqué dans le nouveau devis. Le paiement peut être effectué directement sur la page du projet par carte bancaire ou virement
Comment la TVA est-elle gérée ?
Les différentes entités juridiques de Malt ont un impact direct sur :
- La TVA appliquée aux factures de commission dans le cadre des modèles Direct et Prestataire Unique (UP)
- La TVA appliquée aux factures de services freelance dans le modèle Prestataire Unique
Pour chaque projet, l'entité à laquelle vous déclarez émet à la fois la facture de commission freelance et celle de vos frais de service.
| Malt SA | Malt SL | Malt BV | Malt SRL | Malt Gmbh | Malt Limited |
|---|---|---|---|---|---|
| France et reste du monde | Espagne | Pays-bas | Belgique | Allemagne (Depuis Sept 2023) | Royaume-Uni (Depuis Sept 2023) |
Par exemple, si vous êtes un client français travaillant avec un freelance enregistré en Allemagne, c'est Malt SA qui émettra votre facture de commission puisque vous êtes basé en France.
Dans quel cas la TVA est-elle appliquée à la facture de commission ?
Rappelez-vous, c'est l'entité cliente qui émet la facture des frais. Si l'entité Malt qui émet la facture est située dans le même pays que vous, la TVA sera appliquée à la facture des frais. Si l'entité Malt qui émet la facture des frais se trouve dans un pays différent du vôtre, la TVA ne sera pas appliquée, conformément au principe d'autoliquidation (reverse charge).
Cette même règle s'applique aux factures de services dans le modèle Prestataire Unique (UP), où l'entité de facturation correspond à votre entité enregistrée.
Par exemple :
• Si vous êtes un freelance basé en France et que votre client se trouve en Allemagne, la facture des frais sera émise par l'entité allemande de Malt, donc la TVA ne sera pas facturée.
• Si vous êtes un freelance basé en France et que votre client se trouve aux États-Unis, la facture des frais sera émise par l'entité française de Malt, donc la TVA sera appliquée.
Qu'est-ce que l'autoliquidation de TVA ?
La notion d'autoliquidation de TVA signifie que lorsqu'un freelance fournit des services à un client situé dans un autre pays, la facture est exonérée de TVA, et c'est le client qui est responsable de déclarer et de payer la TVA à son administration fiscale.
L'autoliquidation de TVA n'est applicable que si le freelancer fournit son numéro de TVA intracommunautaire. Dans le cas contraire, le taux de TVA en vigueur dans le pays du fournisseur (freelancer) s'applique.
Ce système a été mis en place dans l'Union européenne pour simplifier les échanges commerciaux transfrontaliers entre entreprises (B2B).