Wie starte ich ein Projekt mit Punchout-Integration?

Dieser Artikel erklärt, wie Sie ein Angebot annehmen und ein Projekt über die Punchout-Integration zwischen Malt und Ihrem ERP-/P2P-System starten.

Was ändert die Punchout-Integration für Sie?

Ihre Einkaufsabteilung hat sich mit Malt zusammengetan, um die Plattform direkt in Ihr bestehendes ERP-/P2P-System zu integrieren. So werden alle Beschaffungsprozesse korrekt nachverfolgt.

Alle Angebote müssen nun in Ihr ERP-/P2P-System übertragen werden, um die erforderliche Bestellanforderung (BA) einzureichen, bevor sie angenommen werden und das Projekt starten kann.

Die gute Nachricht: Der Prozess wird vereinfacht – Sie müssen das Angebot nicht auf Malt annehmen und separat eine Bestellanforderung in Ihrem System erstellen. Alles läuft in einem durchgängigen Workflow.

Sobald Ihre Bestellanforderung genehmigt ist, wird die Bestellnummer (PO) automatisch generiert und an Malt gesendet. Das Angebot wird dann automatisch angenommen – ein manueller Schritt entfällt. Der Projektstatus auf Malt wechselt auf „laufend“, und der Freelancer kann mit der Arbeit beginnen.

Punchout-Prozess Schritt für Schritt

Sie können Malt wie gewohnt für die Sourcing-Phase nutzen (Suche, Einladung von Freelancern, Bewerbungsverwaltung), ohne mit Ihrem ERP-/P2P-System zu interagieren.

Die Änderung beginnt, wenn Sie ein Angebot annehmen möchten. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Ihnen ein Angebot gesendet wird. Um fortzufahren, benötigen Sie eine genehmigte Bestellanforderung.

1. Über die E-Mail starten: Die Benachrichtigungs-E-Mail leitet Sie zu Ihrem ERP-/P2P-System weiter.
2. Malt-Katalog aufrufen: Melden Sie sich an und öffnen Sie den Malt-Katalog, um eine aktive Sitzung zwischen Ihrem System und Malt herzustellen.
3. Sitzung aktivieren: Klicken Sie, um den Malt-Katalog zu öffnen. Sie werden zu Ihrem Malt-Konto weitergeleitet, erkennbar am grünen Badge in der oberen Navigationsleiste.
4. Angebot finden: Suchen Sie das Angebot, das Sie annehmen möchten (Projekte verwalten > Bewerbungen > Projekt öffnen > Angebot anzeigen).
5. Angebot übertragen: Öffnen Sie das Angebot. Stimmen Sie den Bedingungen zu, klicken Sie auf Übertragen. Sie werden mit den Angebotsdetails in Ihrem Warenkorb zurück zu Ihrem System geleitet.

Wichtig: Reichen Sie eine Anforderung pro Angebot ein. Kehren Sie nicht zu Malt zurück, bevor Ihre Anforderung eingereicht ist – sonst kann die aktive Sitzung unterbrochen werden.

6. Warenkorb prüfen: Ihr Warenkorb zeigt zwei Positionen:
   • eine Position für die Freelancer-Leistung (netto)
   • eine Position für die zugehörigen Malt-Servicegebühren (brutto)
7. Formular ausfüllen: Prüfen Sie die vorausgefüllten Informationen und ergänzen Sie alle fehlenden Pflichtfelder.
8. Zur Genehmigung einreichen: Reichen Sie Ihre Bestellanforderung zur finalen Freigabe ein.

Das Angebot auf Malt wartet auf Validierung, bis die Bestellanforderung Ihrerseits genehmigt ist. Nach Genehmigung wird das Angebot auf Malt automatisch angenommen, sobald die Bestellnummer eingeht. Sie müssen das Angebot nicht mehr manuell annehmen.

Maßnahmen nach Projekt- oder Monatsende

Nicht vergessen: Leistungseingang

Für jede erstellte Bestellung müssen Sie einen (Teil- oder Voll-)Leistungseingang durchführen, um Verzögerungen bei Rechnungszahlungen zu vermeiden.

Nach Freigabe eines Tätigkeitsberichts oder Projektabschlusses auf Malt kehren Sie in Ihr ERP-/P2P-System zurück. Suchen Sie die entsprechende Bestellung und schließen Sie den Leistungseingang ab – passend zu den Beträgen der Rechnung, die Sie gerade auf Malt validiert haben.

Fehlerbehebung

Problem: Ich komme trotz korrekter Schritte nicht weiter.

Lösung: Kontaktieren Sie umgehend Ihren Account Manager.

Problem: Die Bestellung ist in meinem System erstellt, aber das Angebot wartet noch auf Malt.

Lösung: Kontaktieren Sie Ihren Account Manager mit der PO-Nummer Ihrer Bestellung – wir lösen das Problem.