In diesem Artikel werden Malt-Abrechnungsmodelle, Rechnungserstellung und Mehrwertsteuerverwaltung auf Kundenseite erläutert.
- Malt stellt Rechnungen über ein Abrechnungsmandat aus (Direktmodell oder Unique-Provider-Modell).
- Am Ende jedes Projekts werden drei Rechnungen erstellt: Service, Kundendienstgebühren und Freelancer-Provision.
- Die geltende Mehrwertsteuer hängt von der Malt-Gesellschaft ab, die die Rechnung ausstellt, und von Ihrem Standort.
Wie funktioniert das Abrechnungsmandat von Malt?
Malt verfügt über ein Abrechnungsmandat, das es ihm ermöglicht, Rechnungen entweder im Namen des Freiberuflers, mit dem Sie zusammenarbeiten, oder in Ihrem Namen (als Kunde) auszustellen.
Am Ende Ihres Projekts werden Dokumente wie Angebote und Rechnungen automatisch von Malt generiert und im Namen Ihres Unternehmens ausgestellt. Deshalb ist es wichtig, genaue Informationen bereitzustellenin Ihren Kontoeinstellungen. Diese Dokumente verfügen über einen standardisierten Malt-Header und enthalten die Rechnungsdaten des Freelancers sowie Ihres Unternehmens.
Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Malt bietet zwei Hauptabrechnungsvertragsmodelle an:
| Direktes Modell | UP-Modell |
|---|---|
|
Dadurch können Sie direkt mit dem Freelancer einen Vertrag abschließen. Zu den Vorteilen gehören ein starker arbeitsrechtlicher Rechtsschutz, die Absicherung durch die Hiscox-Berufshaftpflichtversicherung des Freiberuflers und das Engagement des Freiberuflers für den Projekterfolg. |
Dieses Modell sieht eine einzige von Malt ausgestellte Rechnung vor, die die Projektkosten zuzüglich der Servicegebühren von Malt enthält. Malt schließt mit Ihnen (dem Kunden) einen Rahmenvertrag ab und vergibt die Arbeit über einen Spiegelvertrag an den Freelancer, sodass kein direkter Vertrag zwischen Ihnen und dem Freelancer besteht. |
Wenn Sie vom Unique Provider-Modell profitieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.
Wie funktioniert das Unique-Provider-Modell?
- Sie wählen den Freelancer aus, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten, und verhandeln die Servicebedingungen frei.
- Zwischen Ihnen und Malt wird ein Rahmenvertrag unterzeichnet, in dem die Bedingungen für die Projektausführung festgelegt sind.
- Malt unterzeichnet dann eine Back-to-Back-Vereinbarung mit dem ausgewählten Freelancer, die eine Kopie der Vereinbarung zwischen Ihnen und Malt darstellt.
- Malt stellt sicher, dass der Freelancer die Ihnen gegenüber eingegangenen Verpflichtungen erfüllt.
Zu den Vorteilen dieses Abrechnungsmodells gehören ein starker handelsrechtlicher Rechtsschutz und die Absicherung durch die Hiscox Professional Civil Liability-Versicherung von Malt.
Wie erstelle ich eine Bestellung?
Abbildung: Hinzufügen einer Bestellung zum Angebot
Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, fügen Sie Ihre Bestellung direkt zum Angebot auf der Serviceseite hinzu. Dies erleichtert den Buchhaltungsabgleich, da Ihre Buchhaltung am Ende der Dienstleistung die interne Bestellung mit der Rechnungsnummer des Freelancers abgleichen kann.
Wie erstelle und lade ich Rechnungen herunter?
Die endgültige Rechnung wird erstellt, wenn der Freelancer das Projekt bei aufgabenbasierten Projekten als abgeschlossen markiert, und am Ende jedes Monats bei zeitbasierten Projekten.
Es werden drei Rechnungen ausgestellt:
- Die erste Rechnung deckt die Leistung ab und wird zwischen Ihnen und dem Freelancer ausgestellt
- Die zweite Rechnung deckt die Servicegebühren ab und wird Ihnen von Malt ausgestellt
- Die dritte Rechnung entspricht der Provision von Malt und wird von Malt an den Freelancer ausgestellt
Bei zeitbasierten Projekten wird der Rechnungsauszug nach der Validierung des Projekts oder Monats an die Buchhaltungs-E-Mail-Adresse gesendet, die Sie in Ihren Einstellungen eingegeben haben.
Um Ihre Rechnungen zu finden und herunterzuladen, können Sie entweder auf die Missionsseite gehen und auf „Rechnungsabrechnung herunterladen“ klicken oder im Abschnitt „Rechnungen und Zahlungen“ Ihres Kontos auf den vollständigen Rechnungsverlauf zugreifen.
Wie ändere ich ein laufendes Projekt?
Wenn sich Ihr Projekt weiterentwickelt und Sie und der Freelancer einer Aktualisierung des Angebots zustimmen, wird die endgültige Rechnung die vorgenommene Änderung widerspiegeln.
Für ein aufgabenbasiertes Projekt:Der Vorgang zum Ändern eines Angebots ist wie folgt:
- Der Freelancer aktualisiert das Angebot auf der Projektseite
- Sie validieren das neue geänderte Angebot
Wenn das Projekt umfasstVorauszahlung:
- Bei einer Reduzierung des Angebots wird Ihnen die Differenz innerhalb von 2 Werktagen nach Projektende auf Ihr Portemonnaie zurückerstattet
- Wenn sich das Angebot erhöht, müssen Sie den im neuen Angebot aufgeführten Mehrbetrag bezahlen. Die Bezahlung kann direkt auf der Projektseite per Karte oder Banküberweisung erfolgen
Wie wird die Mehrwertsteuer verwaltet?
Die verschiedenen juristischen Einheiten von Malt haben direkten Einfluss auf:
- Auf Provisionsrechnungen im Rahmen des Direct- und Unique-Provider-Modells (UP) wird Mehrwertsteuer erhoben
- Im Rahmen des Unique Provider-Modells wird auf die Rechnungen von Freiberuflern Mehrwertsteuer erhoben
Für jedes Projekt stellt das von Ihnen angegebene Unternehmen sowohl die Freelancer-Provisionsrechnung als auch Ihre Servicegebührenrechnung aus.
| Malz SA | Malz SL | Malt BV | Malz SRL | Malz GmbH | Malt Limited |
|---|---|---|---|---|---|
| Frankreich und der Rest der Welt | Spanien | Niederlande | Belgien | Deutschland (ab September 2023) | Großbritannien (ab September 2023) |
Wenn Sie beispielsweise ein britischer Kunde sind, der mit einem in Deutschland registrierten Freiberufler zusammenarbeitet, stellt Malt Limited Ihre Provisionsrechnung aus, da Sie im Vereinigten Königreich ansässig sind.
Wann wird die Mehrwertsteuer auf die Provisionsrechnung erhoben?
Denken Sie daran, dass es der Kunde ist, der die Gebührenrechnung ausstellt. Wenn das Malt-Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, im selben Land wie Sie ansässig ist, wird die Mehrwertsteuer auf die Gebührenrechnung erhoben. Wenn sich das Malt-Unternehmen, das die Gebührenrechnung ausstellt, in einem anderen Land als Ihrem befindet, wird gemäß dem Reverse-Charge-Prinzip keine Mehrwertsteuer erhoben.
Die gleiche Regel gilt für Servicerechnungen im Rahmen des Unique Provider (UP)-Modells, bei dem die Abrechnungseinheit Ihrer registrierten Einheit entspricht.
Zum Beispiel:
• Wenn Sie ein Freiberufler mit Sitz in Frankreich sind und Ihr Kunde in Deutschland ansässig ist, wird die Honorarrechnung von der deutschen Niederlassung von Malt ausgestellt, sodass keine Mehrwertsteuer berechnet wird.
• Wenn Sie ein Freiberufler mit Sitz in Frankreich sind und Ihr Kunde in den Vereinigten Staaten ansässig ist, wird die Honorarrechnung von der französischen Niederlassung von Malt ausgestellt, sodass Mehrwertsteuer erhoben wird.
Was ist die Umkehrung der Mehrwertsteuerschuldnerschaft?
Umsatzsteuer-Reverse-Charge bedeutet, dass, wenn ein Freiberufler Dienstleistungen für einen Kunden mit Sitz in einem anderen Land erbringt, die Rechnung von der Mehrwertsteuer befreit ist und der Kunde für die Erklärung und Zahlung der Mehrwertsteuer an seine Steuerbehörde verantwortlich ist.
VAT reverse charge only applies if the freelancer provides their intra-community VAT number. Ansonsten gilt der im Land des Lieferanten (Freelancer) gültige Mehrwertsteuersatz.
Dieses System wurde in der Europäischen Union eingeführt, um den grenzüberschreitenden B2B-Handelsaustausch zu vereinfachen.