Deine Einkaufsabteilung hat sich mit Malt zusammengetan, um unsere Plattform direkt in euer bestehendes ERP/P2P-System zu integrieren. So stellen wir sicher, dass alle Einkaufsprozesse korrekt eingehalten werden.
Was bedeutet das für dich?
Ab sofort müssen alle Angebote per „Punchout“ an dein ERP/P2P-System übertragen werden, um die notwendige Bestellanforderung (PR) zu stellen. Erst danach kann das Angebot angenommen werden und das Projekt starten.
Die gute Nachricht: Das Ganze macht den Prozess viel einfacher! Du musst das Angebot nicht erst auf Malt annehmen und dann mühsam eine separate Bestellanforderung in deinem System erstellen – du erledigst alles in einem Rutsch.
Sobald deine Bestellanforderung genehmigt ist, wird die Bestellnummer (PO) automatisch generiert und an Malt gesendet. Das Angebot wird daraufhin automatisch angenommen – diesen manuellen Schritt sparst du dir also. Sobald der Projektstatus auf Malt auf „In Bearbeitung“ springt, kann der Freelancer direkt loslegen.
Schritt-für-Schritt: Der Punch Out-Prozess
Du kannst Malt wie gewohnt für die Suche nutzen (Freelancer finden, einladen und Bewerbungen verwalten), ohne dich in dein ERP-System einloggen zu müssen.
Die Änderung greift erst, wenn du ein Angebot annehmen möchtest. Du erhältst wie immer eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn dir ein Angebot zugeschickt wurde. Um weiterzumachen, benötigst du nun eine genehmigte Bestellanforderung.
- Starte direkt aus der E-Mail: Die Benachrichtigungs-E-Mail leitet dich zu deinem ERP/P2P-System weiter.
- Malt-Katalog aufrufen: Logge dich ein und suche den Malt-Katalog, um eine aktive Verbindung zwischen deinem System und Malt herzustellen.
- Sitzung aktivieren: Klicke auf den Malt-Katalog. Du wirst zurück zu deinem Malt-Konto geleitet (das erkennst du an einem grünen Badge in der oberen Navigationsleiste).
- Angebot finden: Suche das Angebot, das du annehmen möchtest (über Projekte verwalten -> Bewerbungen > Projekt öffnen -> Angebot anzeigen).
- Angebot weiterleiten: Öffne das Angebot. Wenn alles passt, klicke auf „Weiterleiten an mein System“. Du wirst zurück zu deinem ERP-System geleitet, und die Angebotsdetails landen direkt in deinem Warenkorb.
Wichtig: Du musst pro Angebot eine eigene Anforderung stellen. Kehre nicht zu Malt zurück, bevor du die Anforderung abgeschickt hast, da sonst die Verbindung unterbrochen werden könnte.
- Warenkorb prüfen: Dein Warenkorb enthält zwei Positionen:
- Eine Zeile für die Freelancer-Leistung (netto).
- Eine Zeile für die anfallenden Malt-Servicegebühren (brutto).
- Formular ausfüllen: Überprüfe die bereits ausgefüllten Infos und ergänze eventuell fehlende Details.
Zur Genehmigung abschicken: Schicke deine Bestellanforderung ab.
Dein Angebot auf Malt bleibt auf „ausstehend“, bis die Bestellanforderung genehmigt ist. Sobald das passiert, wird das Angebot auf Malt automatisch durch die Übermittlung der Bestellnummer (PO) angenommen. Du musst nichts weiter tun!
Was nach dem Projekt zu tun ist
Nicht vergessen: Den Wareneingang buchen!
Für jede erstellte Bestellung musst du eine Leistungsbestätigung (Wareneingang) im System durchführen (entweder teilweise oder vollständig). Nur so können die Rechnungen ohne Verzögerung bezahlt werden.
Nachdem du ein Tätigkeitsprotokoll (Timesheet) oder das Projektende auf Malt bestätigt hast, gehe zurück in dein ERP-System. Suche die entsprechende Bestellung und buche den Wareneingang für den Betrag, den du gerade auf Malt freigegeben hast.
Fehlersuche
Was, wenn ich nicht weiterkomme?
Wenn du alle Schritte befolgt hast, es aber trotzdem hakt, melde dich bitte sofort bei deinem Sales Manager. Wir helfen dir schnell weiter.
Was, wenn die Bestellung im System erstellt wurde, das Angebot auf Malt aber noch auf „ausstehend“ steht?
Falls es hier Synchronisationsprobleme gibt, kontaktiere bitte deinen Sales Manager und nenne diesem die Bestellnummer (PO-Nummer). Wir klären das dann für dich.