E-Invoicing België 🇧🇪

Elektronische facturatie is het uitwisselen van facturen in een gestructureerd elektronisch formaat, waardoor een geautomatiseerde verwerking mogelijk is.

In België wordt hiervoor het Peppol-netwerk gebruikt, dat voldoet aan de Europese normen (EN16931).

Nee, elektronische facturatie vereist:

• Een gestructureerd elektronisch formaat (een xml-bestand dat voldoet aan de Europese norm EN16931).

• Het gebruik van een beveiligd netwerk, zoals Peppol in België.

Alle Belgische btw-geregistreerde bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor transacties tussen twee btw-plichtige professionals (B2B) in België.

Er is geen verplichting voor internationale B2B-transacties (bijvoorbeeld met een klant of leverancier die niet in België is gevestigd), tenzij partijen anders overeenkomen.

Facturen voor particulieren (B2C-transacties) vallen ook buiten de verplichting.

• Tot 31 december 2025: Pdf-facturen zijn nog steeds legaal voor alle transacties, op voorwaarde van instemming van de ontvanger.

• Vanaf 1 januari 2026 (B2B): Pdf-facturen zijn niet langer toegestaan tussen btw-plichtige Belgische bedrijven. Gestructureerde e-facturatie is verplicht. Je kunt uit beleefdheid een papieren of pdf-kopie sturen, maar deze wordt niet wettelijk erkend voor btw-doeleinden.

• Voor B2C- en internationale transacties: Pdf-facturen blijven toegestaan met instemming van de ontvanger.

Ja, de volgende entiteiten zijn uitgesloten van de verplichting:

• Btw-plichtige personen in staat van faillissement.

• Bedrijven die uitsluitend btw-vrijgestelde handelingen verrichten op grond van artikel 44 van het btw-wetboek.

• Niet-ingezeten btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België. Forfaitaire belastingplichtigen tot 1 januari 2028.

Ja, de btw-vrijstellingsregeling ontslaat je niet van je verplichting om e-facturen te versturen en te ontvangen.

Alleen activiteiten die zijn vrijgesteld van btw op grond van artikel 44 van het btw-wetboek zijn uitgesloten van de e-facturatieverplichting (bijvoorbeeld medische, sociale, educatieve en filantropische beroepen).

Je moet een Peppol-toegangspunt kiezen om facturen van je Belgische leveranciers te ontvangen (bijvoorbeeld servicekosten gefactureerd door Malt).

Een Peppol-toegangspunt is meestal een gratis dienst, inbegrepen in de aanbiedingen van software voor elektronische facturatie en/of boekhoudsoftware.

Malt regelt de rest, oftewel het verzenden van de facturen namens jou, zoals nu het geval is voor pdf-facturen.

Vanaf 1 januari 2026 moet de factuur een gestructureerde elektronische factuur zijn om de btw op interne B2B-transacties te kunnen aftrekken.

Voor andere facturen die niet onder de e-facturatieverplichting vallen (bijvoorbeeld facturen van een buitenlandse leverancier of een Belgische leverancier die niet btw-plichtig is), blijven papieren of pdf-facturen aanvaardbaar voor btw-aftrek.

Hiervoor heb je facturatie- of boekhoudsoftware nodig die compatibel is met Peppol en de EN16931-norm. De Belgische autoriteiten hebben een lijst opgesteld van conforme softwareoplossingen:

https://efactuur.belgium.be/nl/article/softwareoplossingen-voor-het-verzenden-ontvangen-en-verwerken-van-elektronische-facturen

Als je momenteel geen facturatie- of boekhoudsoftware gebruikt, zal e-facturatie op korte termijn een lichte meerkost met zich meebrengen, aangezien je software moet kiezen die compatibel is met de nieuwe verplichting.

E-facturatie heeft echter ook tal van voordelen: tijdswinst (facturen worden sneller door je klant verwerkt), een betere factuurbeheer (facturen worden gecentraliseerd op je Peppol-toegangspunt) en meer betrouwbaarheid (minder fouten en veilige gegevens).

Let op: in de periode 2024-2027 kunnen kleine kmo's en zelfstandigen die abonnementsfacturatiesoftware gebruiken een aftrek van 120% krijgen voor extra kosten die verband houden met elektronische facturatie (bijvoorbeeld een jaarabonnement op een Peppol-gecertificeerde tool).

Andere regionale bedrijfssubsidies kunnen ook worden aangeboden.