Moet ik als zelfstandige BTW in rekening brengen?
Als zelfstandige kunt u profiteren van de btw-vrijstelling ("kleineondernemersregeling" of "KOR").
De btw-vrijstelling stelt u vrij van het in rekening brengen van btw op uw facturen (uw facturen moeten aangeven "factuur vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25, Wet OB 1968") en in principe hoeft u geen btw-aangifte te doen.
Als tegenprestatie kunt u de btw op uw zakelijke uitgaven niet "terugvorderen".
Om van de "KOR" regeling te profiteren, mag uw jaaromzet (geïnde inkomsten) niet meer bedragen dan € 20.000.
Ik ben een bedrijf, kan ik profiteren van de btw-vrijstelling?
Ja, de kleineondernemersregeling staat open voor alle btw-belastingplichtigen, ongeacht de juridische vorm van uw bedrijf.
Optie voor btw-vrijstelling:
Nieuw bedrijf:
U kunt een aanvraag indienen zodra u uw intracommunautaire btw-nummer heeft ontvangen. De vrijstelling treedt dan in werking op de eerste dag van het volgende kwartaal (1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober). Het verzoek moet minimaal 4 weken voor de geplande datum bij uw belastingkantoor worden ingediend.
U kunt pas van de vrijstelling profiteren nadat het verzoek is goedgekeurd en bevestigd door de belastingdienst. Daarom moet u gedurende de hele periode waarin u geen vrijstelling van btw geniet, doorgaan met het in rekening brengen van btw en het indienen van uw btw-aangiften.
Bestaand bedrijf:
U moet het verzoek indienen bij uw belastingkantoor onder dezelfde tijdslimieten als voor een nieuw bedrijf. Het feit dat uw omzet van het voorgaande jaar niet meer dan € 20.000 bedraagt, betekent niet noodzakelijk dat de belastingdienst uw verzoek tot deelname aan de Kleineondernemersregeling zal accepteren.
Let op! Zodra uw verzoek is goedgekeurd, dient u tenminste 3 jaar gebruik te maken van de regeling, tenzij uw omzet natuurlijk meer dan € 20.000 bedraagt.
Meer informatie hier: Btw-vrijstelling
Bij overschrijding van de drempel:
Als uw omzet voor het betreffende kalenderjaar meer dan € 20.000 bedraagt, verliest u in principe het recht op de vrijstelling en komt u in het reguliere btw-regime terecht.
Het verlaten van het vrijstellingsregime voor btw heeft de volgende gevolgen:
U moet uw lokale belastingdienst onmiddellijk informeren door het uitschrijvingsformulier terug te sturen
Btw in rekening brengen voor de eerste handeling waarbij de drempel wordt overschreden
In principe kunt u de btw op uw zakelijke uitgaven vanaf die datum aftrekken
U kunt gedurende een periode van drie jaar geen gebruik meer maken van de vrijstelling.
Voorbeeld: U profiteert van de vrijstelling in 2024. Op 15 september 2024 bedraagt uw omzet € 19.750. Een dag later ontvangt u een voorschot van € 500 voor een nieuwe opdracht. Dit betekent dat uw omzet tijdens dat kalenderjaar meer dan € 20.000 zal bedragen, wat het einde van de vrijstelling tot gevolg heeft. Vanaf dat moment past u de normale btw-regels toe die op u van toepassing zijn zonder de vrijstelling toe te passen. U brengt dus btw in rekening voor de nieuwe opdracht.
Ik maak gebruik van de vrijstelling en overschrijd de drempels niet, maar ik wil weer btw betalen en de btw op mijn uitgaven aftrekken, is dat mogelijk?
Ja, het btw-vrijstellingsregime is een optie die u niet verplicht bent uit te oefenen. Als u echter om toepassing van de Kleineondernemersregeling hebt verzocht, kunt u niet terugkeren naar de btw-regeling voordat er een periode van 3 jaar is verstreken, tenzij uw jaarlijkse omzet het plafond van € 20.000 overschrijdt.
Het uitschrijven uit de KOR wordt van kracht vanaf de datum die op het uitschrijvingsformulier staat vermeld (meestal op de eerste dag van de volgende btw-aangifteperiode). Zorg ervoor dat u uw verzoek minstens 4 weken voor de gekozen datum verzendt.
U ontvangt binnen 15 dagen na uw uitschrijvingsverzoek een ontvangstbevestiging. Zodra uw verzoek is verwerkt, ontvangt u binnen 6 weken een brief van de belastingdienst waarin de datum wordt vermeld waarop uw deelname aan de kleine ondernemersregeling is beëindigd.
Dus, kies ik wel of niet?
Of u wel of niet kiest voor de btw-betaling hangt af van verschillende factoren:
Voor:
Btw in rekening brengen stelt mij in staat om de btw op mijn zakelijke uitgaven terug te vorderen
Btw in rekening brengen heeft een neutrale invloed op mijn zakelijke relaties met andere professionals die de btw kunnen aftrekken
Btw in rekening brengen kan uw klanten het gevoel geven dat u de vrijstellingsdrempels al hebt overschreden en versterkt uw imago als professional
Sommige klanten eisen zelfs dat hun leverancier hen btw in rekening brengt
Ik hoef me geen zorgen te maken over het overschrijden van de drempel van € 20.000
Tegen:
Btw in rekening brengen verplicht mij om regelmatig btw-aangiften te doen
Btw in rekening brengen kan de kosten van mijn diensten verhogen als de klant de in rekening gebrachte btw niet kan aftrekken (bijv. een particulier, een vereniging, een school, een gezondheidsinstelling, enz.)
Welke stappen moet ik nemen op Malt als ik de btw-drempel overschrijd of als ik voor btw kies?
U moet 21% aangeven in het "Belastingen" gedeelte van uw profiel.
Vervolgens kunt u uw opdrachten aanpassen:
Lopende opdracht (nog niet gefactureerd):
Bij een korte opdracht kunt u het offerte direct aanpassen via de URL van de opdracht en de btw handmatig aanpassen naar 21%.
Bij een terugkerende opdracht moet u contact opnemen met support@malt.com zodat wij de opdracht kunnen bijwerken voor de nog niet gefactureerde facturen.
Afgeronde opdracht (factuur is al verzonden):
U moet contact opnemen met uw klant om schriftelijke toestemming te verkrijgen om de factuur(en) te heropenen. U moet bewijs van de acceptatie van de klant (e-mail of schermafbeelding) naar support@malt.com sturen, samen met het factuurnummer dat moet worden aangepast. Wij zullen dan een creditnota opstellen voor het reeds betaalde bedrag en een nieuwe factuur opstellen waarin de btw is opgenomen.
Internationaal BTW-beheer
De onderstaande regels zijn slechts indicatief voor diensten zonder fysieke aanwezigheid (bijv. advies). Er kunnen vele uitzonderingen bestaan afhankelijk van de aard van de geleverde dienst, de kwaliteit en de woonplaats van uw klant.
Facturering aan een klant in het buitenland:
Uw klant is gevestigd in een andere lidstaat van de Europese Unie:
Hij geeft u zijn intracommunautaire btw-nummer door (om de geldigheid van zijn nummer te controleren, klik hier!): u factureert ‘zonder btw’ en vermeldt op de factuur ‘btw verlegd’
Als uw klant geen geldig intracommunautair btw-nummer heeft, factureert u met Nederlandse btw (tenzij u vrijgesteld bent van btw).
Uw klant is gevestigd in een land buiten de Europese Unie: u factureert ‘zonder btw’.
Als u btw verschuldigd bent en u levert een dienst aan een belastingplichtige klant in een andere EU-lidstaat (vanaf de eerste gefactureerde euro), dan moet u een "verklaring van intracommunautaire diensten" indienen, genaamd “Opgaaf intracommunautaire prestaties"
U ontvangt een factuur van een leverancier in het buitenland (inclusief de kosten van een Malt-entiteit in het buitenland):
Een leverancier gevestigd in een andere EU-lidstaat zal u bij het opstellen van zijn factuur om uw intracommunautair btw-nummer vragen. Als u zo'n nummer heeft, zal de leverancier u in principe een btw-tarief van 0% in rekening brengen met vermelding dat het om verlegde btw gaat. Als u niet over een intracommunautair btw-nummer beschikt (bijv. als u vrijgesteld bent van btw), zal de leverancier u factureren met de btw van zijn land van herkomst.
Een leverancier gevestigd buiten de Europese Unie zal u ook in principe "zonder btw" factureren.
In beide gevallen, bij een factuur "zonder btw", moet u zelf de btw betalen. Dit betekent dat u Nederlandse btw tegen het tarief van 21% moet betalen over deze factuur. Deze betaling vindt plaats via uw periodieke btw-aangifte of op de incidentele btw-aangifte (voor degenen die vrijgesteld zijn van btw).
Deze zelf betaalde btw kan in principe worden afgetrokken van uw btw-aangifte (en zal dus een neutraal effect hebben op uw situatie), tenzij u vrijgesteld bent van btw (in dat geval kunt u geen btw aftrekken van uw zakelijke uitgaven).