Mes documents ont été refusés, pourquoi ?
Votre pièce d'identité
Voici les raisons possibles du refus de votre pièce d'identité :
Votre document est un scan. Il faut télécharger une photographie en couleur
Les bords ne sont pas visibles.
Votre carte d'identité est périmée (pour savoir si vous bénéficiez de l’allongement de la durée de validité de 5 ans, cliquez ici)
Si vous avez renseigné un nom marital, il est possible que votre document soit refusé. Dans ce cas, nous vous conseillons de ne renseigner que votre nom de naissance. Les informations sur la pièce d’identité doivent coïncider avec celles renseignées.
Vous avez inversé votre nom et prénom, pas d'inquiétude, il suffit de faire la modification.
Il faudra bien faire la modification et télécharger de nouveau votre document pour le soumettre de nouveau pour validation. Vous pouvez le faire par ici.
Comment fonctionne l'allongement de la période de validité des cartes nationales d'identité?
La durée de validité des cartes d’identité a été prolongée de 5 ans récemment (en 2014).
Mais attention, pour que votre carte soit concernée il y a des conditions à respecter.
Tout d’abord, voici le texte de référence sur le site du Ministère de l'intérieur français.
L’allongement de cinq ans pour les cartes d’identité concerne:
Les nouvelles cartes d’identité sécurisées (cartes plastifiées) délivrées à partir du 1er janvier 2014 à des personnes majeures
Les cartes d’identité sécurisées délivrées (cartes plastifiées) entre le 2 janvier 2004 et le 31 décembre 2013 à des personnes majeures
Autrement dit, si vous avez une carte obtenue avant 2014 et que vous n’étiez pas majeur lorsque vous l’avez obtenue, alors votre carte n’est pas concernée par l’allongement de la durée de validité.
Les statuts de votre entreprise sont refusés
Les statuts de votre entreprise
Les raisons possibles du refus de vos statuts :
Ils ne sont pas paraphés et signés.
Il ne s’agit pas de la dernière version, du dernier dépôt conformément à infogreffe.
Le document n’est pas complet, nous avons besoin de toutes les pages.
Vous pouvez les télécharger sur Infogreffe, ou sur pappers.
L'avis de situation ou le KBIS sont refusés
L’avis de situation SIREN ou KBIS :
Les raisons possibles du refus de votre avis de situation / Kbis :
Il a plus de 3 mois.
Le nom de l’entreprise ne correspond pas à celui que vous avez renseigné dans la rubrique coordonnées d’entreprise dans vos paramètres d’entreprise.
Uniquement pour les KBIS : Le président de votre entreprise n’est pas une personne physique dans ce cas, il nous faut également (dans le même envoi) le Kbis de moins de 3 mois de la société présidente.
Votre nom n’apparaît pas sur le Kbis (sauf société de portage et coopérative auquel cas cela est normal).
La déclaration des bénéficiaires est refusé
La déclaration des bénéficiaires effectifs
Les raisons possibles du refus de votre déclaration des bénéficiaires effectifs :
Vous n’avez pas précisé “les modalités de contrôle” : 1,2,3 ou 4
Vous n’avez pas rempli votre ville de naissance
Vous n’avez pas rempli tous les champs nécessaires, ni coché toutes les cases
Le document a plus de 3 mois
Vous ne devez pas remplir les bénéficiaires qui représentent moins de 25% seuls les bénéficiaires à plus de 25% des part doivent apparaitre dans le tableau.
Vous avez renseigné une personne morale.
Le document n’est pas signé
Qu'est-ce que la déclaration des bénéficiaires effectifs ?
Une nouvelle formalité s’est imposée aux sociétés de type SARL, EURL, SAS, SASU, SA… Celle de déposer au greffe du tribunal de commerce un document mentionnant l’identité de leur(s) bénéficiaire(s) effectif(s).
Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui contrôle ou possède la société ou une partie de celle-ci de manière directe ou indirecte.
Notre prestataire de paiement Mangopay nous demande une vérification supplémentaire pour valider votre profil.
Vous pouvez soumettre un extrait de la déclaration des bénéficiaires effectifs que vous pourrez récupérer sur le site d’Infogreffe par ici.
Il faudra remplir, dater et signer la déclaration listant vos bénéficiaires selon ce modèle Mangopay. Il faut renseigner les bénéficiaires effectifs (personnes physiques) détenant au minimum 25% des parts.
La déclaration des bénéficiaires selon le modèle Mangopay est à remplir par ici
Ces informations n’apparaîtront pas sur votre profil et ne seront pas consultables par vos clients.
Mes documents sont expirés
Mes documents s'affichent comme expirés.
Votre profil affiche que vos documents d'entreprise ne sont plus à jour, et pour cette raison vos fonds sont bloqués.
Pas de panique, il vous suffit de télécharger de nouveau le ou les documents ayant expiré. En effet nous avons besoin d’avoir les documents les plus à jour possible, pour cela nous vous demandons de les renouveler une fois par an, et tous les six mois pour l’attestation de vigilance.
L'attestation de vigilance
Lorsque vous êtes freelance chez Malt, l'attestation de vigilance est demandée dans la section "Mes documents légaux" . Cette attestation, parfois appelée attestation URSSAF, permet de justifier du bon paiement de la part des entreprises de leurs cotisations sociales.
Ce document est obligatoirement contrôlé par votre donneur d’ordres (clients trouvés par Malt ou en direct), car cela fait partie intégrante de son devoir de vigilance. Ces obligations de contrôle sont exigées pour toutes opérations d’un montant supérieur ou égal à 5 000 € hors taxe.
Quand faire la vérification ?
Néanmoins les clients souhaitent généralement faire ces vérifications avant le début de chaque mission. A ce titre, Malt demande donc à tous les Freelances inscrits sur la plateforme de mettre à jour ce document (qui s’obtient en quelques clics) tous les six mois (intervalle légal de vérification de ce document au nom du devoir de vigilance) afin de bénéficier du statut “entreprise vérifiée”.
L'attestation de vigilance URSSAF mentionne:
L’identification de l’entreprise prestataire (dénomination sociale et adresse du siège social, ainsi que la liste des établissements concernés avec leur numéro Siret)
Que le prestataire est à jour concernant la déclaration et le paiement de ses cotisations sociales
Dans le cas ou je ne peux pas fournir d'attestation de vigilance
Nous n’acceptons pas de déclaration sur l’honneur si vous ne répondez pas aux critères de la présente section.
Formes sociétales sans versement de salaire
Si vous exercez votre activité d’indépendant via une société commerciale qui ne verse aucun salaire car vous n’avez pas de salariés et vous vous rémunérez en vous versant des dividendes, alors vous n’avez pas à payer de cotisations sociales et vous n’êtes de fait, pas toujours affilié à l’URSSAF. Vous ne pouvez donc pas fournir d’attestation de vigilance.
Dans ce cas, deux solutions s’offrent à vous:
Vous pouvez, en lieu et place de votre attestation de vigilance, vous procurer une déclaration sur l’honneur de votre expert-comptable au titre de laquelle il atteste que vous ne vous versez pas de salaire et n’avez pas de salariés.
Vous pouvez contacter l’URSSAF pour déclarer votre situation de non versement de salaire afin d’obtenir la création de votre compte URSSAF et ainsi télécharger l’attestation de vigilance officielle prouvant que nous n’avez aucune cotisation sociale à payer.
Société/Entreprise immatriculée récemment, 1ère déclaration de revenus non effectuée
L’URSSAF n’est pas en mesure de délivrer une attestation de vigilance avant d’avoir obtenu la première déclaration de revenus d’une entreprise.
Or, il faut à minima 90 jours (3 mois) à compter du commencement de son activité, pour qu’une société/entreprise puisse effectuer sa première déclaration de revenus.
Si vous êtes dans cette situation vous pouvez nous fournir une déclaration sur l’honneur signée manuscritement de votre part sur le modèle ci-contre.