Comment établir des notes de frais sur Malt ?
Il existe deux façons de facturer vos notes de frais sur Malt, chacune adaptée à une situation particulière.
Si vous faites rarement des notes de frais au cours de votre mission (un déplacement de temps à autre par ex.) nous vous recommandons d'établir des notes de frais au réel
Si vous avez des frais très réguliers, par ex. parce que votre mission nécessite des déplacements constants, nous vous recommandons d'établir un forfait pour vos frais professionnels
Les notes de frais au réel
Vous vous déplacez en région pour votre client et vous avez une facture d'hôtel ou de train au cours de votre mission ? Nous vous recommandons alors d'établir une note de frais au réel.
Concrètement, cela signifie que vous allez faire une facture pour votre client du montant exact de vos frais.
Sur Malt, cela signifie que vous devez créer un nouveau devis pour votre client, intitulé “notes de frais - XXX”
Il faut indiquer le montant TTC dans le devis : pour être tout à fait exact dans certains cas (restauration, péage, parking…), il faudrait mettre le montant HT. Dans d’autre cas (transport par ex. SNCF, avion, essence ou hôtellerie) il faudrait mettre le montant TTC.
En pratique, la plupart des prestataires mettent en base le montant TTC et calculent de fait une TVA sur la TVA.
Vous pouvez regrouper vos frais en fin de mission (ou chaque mois) pour éviter de multiplier les factures.
Malt ne prend pas de frais de service côté freelance, il faudra donc nous contacter pour que l’on puisse retirer manuellement ces frais de la mission. En revanche si votre client bénéficie d'un plan tarifaire spécifique, des frais peuvent être appliqués de son côté sur le devis.
Exemple : Vous avez une facture de train de 200€ TTC. Créez un devis sur Malt du montant du billet (200€).
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez l’appliquer sur ce devis.
Le forfait pour les frais professionnels
Pour les missions où les frais engagés seront récurrents (par exemple une mission à l'étranger ou dans une autre ville), il est assez courant de se mettre d'accord avec le client sur une enveloppe budgétaire.
C'est un montant qui est "inclus dans le prix de vente" et c'est au freelance de bien gérer ses frais pour rester dans le budget estimé.
Le fonctionnement est simple sur Malt : il suffit d'ajouter le montant négocié avec le client dans votre TJM au moment du devis. Ensuite, rien à faire de plus sur Malt, vous gérez vos missions comme d'habitude.
Veillez bien à prendre en compte les frais Malt dans ce cas là. En effet, les frais Malt classiques s'appliqueront.