Mes dépenses sont-elles des frais professionnels ou des débours ? Quelles sont les différences et impacts ?
Les dépenses engendrées pour réaliser une mission (ex: déplacement, restaurant, téléphone, etc...) sont en principe qualifiées de frais professionnels.
Ce sont des dépenses réalisées en son nom et pour son propre compte. Leur refacturation au client va constituer un complément de rémunération (et donc de chiffre d’affaires) et va donc suivre le même régime fiscal des honoraires facturés pour ta mission.
Attention ! Le choix de refacturer des frais professionnels peut avoir un impact sur vos seuils (franchise de TVA, régime de micro-entreprise).
Cela peut engendrer un surcoût d’impôt et de charges sociales si le régime fiscal ne permet pas la déduction de ces dépenses (ex: le régime de la micro entreprise prévoit un abattement pour frais professionnels forfaitaire).
A l’inverse, les débours répondent à une définition et à un formalisme très précis, en couvrant notamment les dépenses réalisées au nom et pour le compte d'un client.
La refacturation de débours est traitée comme le remboursement d’une avance et n’est donc pas soumise à la TVA et n’est pas comptabilisée comme un complément de chiffre d’affaires (et donc sans impact sur les seuils).
Pour pouvoir émettre une note de débours, il est nécessaire d'obtenir l’accord écrit du client et de faire facturer l’achat au nom du client, en conservant les preuves d’achat.
En pratique, ce cas de figure ne devrait pas être le plus courant au vu du cadre restreint dans lequel les débours peuvent intervenir.
Quel montant de dépense dois-je retenir pour effectuer la refacturation : le montant “hors taxes” ou “TTC” ?
Le montant retenu, hors taxes (HT) versus toutes taxes comprises (TTC) va dépendre de plusieurs facteurs.
A commencer par l'assujettissement ou non à la TVA.
Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, vous ne pouvez pas la récupérer sur vos dépenses; la refacturation se fera donc pour son montant TTC.
Si vous êtes assujetti à la TVA, cela dépendra ensuite des règles applicables dans le pays dans lequel vous exercez votre activité.
Si ces règles autorisent la récupération de la TVA sur vos dépenses (via la déclaration de TVA), alors la refacturation se fera pour son montant “hors taxes” (HT).
Comment est traitée la refacturation de frais professionnels au regard de la TVA (si je suis assujetti) ?
La refacturation de frais professionnels suit le même régime fiscal que vos honoraires de mission.
Par conséquent, si vos honoraires sont soumis à la TVA, la refacturation sera elle aussi soumise à la TVA, au même taux que vos honoraires (et ce, indépendamment du taux de TVA applicable à la dépense).
Par exemple, une dépense de restauration qui a supporté une TVA au taux de 10% (ex: 100€ HT + 10€ de TVA), dont la déduction n’est pas autorisée, sera refacturée pour son montant TTC (110€) et sera ensuite soumise à la TVA au même taux que vos honoraires (ex: TVA de 20%, soit 110€ + 22€ = 132€).