Établissement des factures
Malt dispose d’un mandat de facturation, ce qui signifie que Malt peut créer des factures :
au nom et pour le compte du freelance avec qui vous travaillez ;
au nom et pour votre compte (client)
A l’issue de votre mission, les documents financiers (devis et factures) sont établis et émis automatiquement par Malt au nom de votre société. C’est pourquoi il est important de renseigner les bonnes informations dans les paramètres de votre compte.
Ces documents ont un en-tête Malt standardisée et comportent ainsi les coordonnées de facturation du freelance et que celles de votre entreprise.
Ce Mandat est établi conformément à la réglementation en vigueur et en particulier aux dispositions de l’article 1984 du code civil et des articles 242 nonies A-I et 289 I-2 du code général des impôts.
Les différents modèles de facturation
Malt propose 2 modèles principaux de contrats de facturation :
Le modèle direct
Ce modèle permet une contractualisation directe avec le candidat sélectionné.
Le contrat ainsi que la facturation sont établis directement entre vous et le freelance.
Le modèle du Prestataire Unique (Unique Provider)
Ce modèle permet d'établir une seule facture avec Malt, dans laquelle sont inclus le montant du projet et les frais de service de Malt:
Malt signe un accord cadre avec le client, puis sous-traite les prestations au freelance dans un contrat miroir.
Il n’y a pas de contrat entre le client et le freelance, contrairement au modèle direct.
Ce modèle de facturation n'est proposé qu'aux clients du Advanced Plan ou à un plan supérieur et n'est applicable qu'en France, en Belgique, en Espagne, aux Pays-Bas et en Allemagne.
Déroulement du modèle Prestataire Unique (Unique Provider)
1) Vous choisissez le freelance avec lequel vous souhaitez travailler, puis négociez librement les termes et conditions de la prestation.
2) Un accord-cadre est conclu entre vous et Malt, qui détaillera les conditions d'exécution de la mission.
3) Malt signe un accord back-to-back avec le freelance sélectionné, qui consiste en une version miroir de l'accord-cadre entre Malt et vous.
Cela signifie que toutes les dispositions contractuelles entre Malt et vous seront transmises entre Malt et le freelance.
4) Malt obtient l'engagement du freelance sur les obligations souscrites envers vous.
Générer un bon de commande pour la prestation
Avant de débuter une prestation, rapprochez-vous auprès du service approprié afin de lancer la procédure d’émission du bon de commande.
Dès réception de celui-ci, nous vous invitons à l’ajouter directement au devis en vous rendant sur la page de la prestation.
Ceci permettra un rapprochement très simple par votre département comptable (grâce au bon de commande interne et le numéro de facture du freelance en fin de prestation).
Émission et téléchargement des factures
La facture finale est générée lors de la validation de fin de projet par le freelance en cas de projet court, et à la fin de chaque mois pour les projets récurrents.
Trois factures sont émises :
La première concernant la prestation (facture entre le freelance et vous).
La seconde concernant les frais de service pour le client (facture entre Malt et vous).
La troisième pour le freelance concernant la commission Malt (facture entre Malt et le freelance).
Pour les projets récurrents, le relevé de facture sera envoyé à l’adresse mail comptable renseignée dans vos paramètres à la validation du projet ou du mois.
Pour retrouver et télécharger l’ensemble de vos factures, vous avez deux possibilités :
Vous rendre sur la page de la mission et cliquer sur “télécharger le relevé de factures”
Vous pouvez également retrouver l'historique de toutes vos factures dans la rubrique "factures et paiement" de votre espace personnel.
Modification de votre projet
Dans le cas où votre projet viendrait à évoluer, et que le freelance et vous acceptiez de modifier le devis, la facture émise en fin de projet prendra en compte les changements apportés.
Projet court
Pour un projet court, voici le processus à suivre pour modifier un devis :
Le freelance modifie le devis sur la page du projet,
Vous validez la modification du devis.
En cas de pré-paiement :
Devis modifié à la baisse, vous serez remboursé du delta en fin de mission sur votre wallet dans un délai de 2 jours ouvrés,
Devis modifié à la hausse, vous devrez compléter le paiement de la différence prévu par le nouveau devis. Vous pourrez régler directement depuis l'URL de la mission par carte bleue ou virement bancaire.
Projet récurrent
Pour modifier le projet en accord avec le freelance, veuillez contacter l’équipe support : support@malt.com
Paiement de la TVA
La TVA sur la facture de commission
Nos entités de facturation - Malt compte 6 entités en Europe:
Malt SA = France et reste du monde
Malt SL = Espagne
Malt BV = Pays-Bas
Malt SRL = Belgique
Malt Gmbh = Allemagne (à partir de septembre 2023)
Malt Limited = UK (à partir de septembre 2023)
L’existence de ces différentes entités a un impact direct sur:
La TVA appliquée aux factures de commission dans le modèle DIRECT et fournisseur unique (UP)
La TVA appliquée aux factures de prestation freelance en modèle fournisseur unique (UP)
Pour chaque projet, la facture de la commission freelance ainsi que votre facture des frais de service sont délivrées par l’entité dont vous dépendez.
Dans quel cas la TVA sera-t-elle appliquée à la facture de commission?
Pour rappel, entité du client = entité émettrice de la facture de commission.
Si l’entité Malt qui délivre la facture est basée dans le même pays que vous alors la TVA s’appliquera à la facture de commission.
Si l’entité Malt qui délivre la facture de commission est basée dans un pays différent de celui où vous êtes basé alors la TVA ne s’appliquera pas à la facture conformément au principe d’auto liquidation*
Auto liquidation: En tant que freelance ayant contractualisé avec un client basé dans un pays différent du vôtre votre facture sera hors taxes et le client devra déclarer cette livraison intracommunautaire et en reverser la TVA à l’administration fiscale dont il dépend.
L’auto liquidation a été mise en place au sein de l’Union Européenne pour faciliter les échanges et le négoce entre ses différents États membres.