Comment déclarer des notes de frais sur Malt ?
Grâce à notre nouvelle fonctionnalité, vous pouvez désormais soumettre vos notes de frais directement liées à vos missions sur Malt, pour une gestion simplifiée des coûts de vos projets !
Cependant, cette fonctionnalité nécessite une activation côté client.
Besoin de soumettre des notes de frais ?
Si la soumission de notes de frais n'est pas encore disponible pour un projet, n'hésitez pas à en discuter avec votre client. Il pourra alors nous contacter pour activer la fonctionnalité et vous permettre de soumettre vos notes de frais directement via la plateforme.
Comment soumettre une note de frais ?
Pour les projets où la fonctionnalité de déclaration de notes de frais est activée, la soumission de vos notes de frais est simplifiée ! Voici comment faire :
Accéder à l'espace notes de frais: Sur la page de votre projet en cours, cliquez sur le bouton "Mes notes de frais" situé sur le côté droit de votre écran.
Ajouter une note de frais: Une fois dans votre espace de dépenses dédié au projet, vous pouvez facilement ajouter vos notes de frais une par une en remplissant le formulaire fourni et en joignant vos reçus.
Soumission et validation: Une fois vos notes de frais soumises, votre client peut les consulter et les approuver pour remboursement. Dès l'approbation, vous recevrez une facture unique regroupant toutes les notes de frais approuvées pour ce lot.
Remplissez votre formulaire de soumission de notes de frais
Depuis votre espace de dépenses dédié au projet, suivez ces étapes pour ajouter chaque note de frais :
Sélectionner la catégorie : Choisissez la catégorie de dépense appropriée parmi la liste proposée.
Joindre le reçu : Téléchargez votre reçu sur la plateforme (obligatoire sauf pour les indemnités kilométriques).
Remplir les détails : Complétez les informations relatives à la dépense dans le formulaire, y compris le montant et toute information pertinente.
Déduction fiscale (optionnelle) : Indiquez si la dépense est éligible à une déduction fiscale en fonction de votre pays d'enregistrement. Pour plus d'informations sur la façon de remplir cette section, veuillez consulter notre guide d'utilisation.
Soumettre : Cliquez sur "Envoyer la note de frais" pour transmettre votre demande à votre client pour approbation.
Quelques tips à retenir
💡Comme nous savons que soumettre des notes de frais peut parfois être fastidieux, nous vous avons créé un guide d’utilisation rien que pour vous, disponible à tout moment depuis votre espace de dépenses.
Soumission illimitée de notes de frais
Vous pouvez soumettre autant de notes de frais que nécessaire pour votre projet. Cependant, n'oubliez pas que les notes de frais sont gérées par projet. Si vous travaillez sur plusieurs projets pour le même client, veillez à sélectionner le bon projet lors de la soumission de chaque note de frais.
Approbations et facturations simplifiées
Toutes les notes de frais soumises sont automatiquement ajoutées au prochain lot à approuver par votre client. Une fois approuvées, une seule facture est générée, regroupant toutes les notes de frais approuvées pour ce lot, avec les reçus joints. Vous et votre client recevrez tous deux une notification par e-mail concernant la nouvelle facture.
Aucune commission supplémentaire
La soumission de notes de frais via Malt n'entraîne aucun frais supplémentaire de votre part. En revanche votre client est éligible au paiement de frais de service.