¿Mis gastos son profesionales o desembolsos? ¿Cuáles son las diferencias y los impactos?
Los gastos incurridos para llevar a cabo un proyecto (por ejemplo, viajes, restaurante, teléfono, etc.) se consideran en principio gastos profesionales.
Son gastos realizados a tu nombre y por cuenta propia. Tu nueva facturación al cliente constituirá una remuneración adicional (y volumen de negocios), por tanto, seguirá el mismo régimen fiscal para los honorarios facturados por tu proyecto.
Esto puede dar lugar a cargas fiscales y de seguridad social adicionales si el régimen fiscal no permite la deducción de estos gastos (por ejemplo, el régimen de microempresas prevé una asignación fija para gastos profesionales).
Por el contrario, los desembolsos responden a una definición y un formalismo muy precisos y cubren, en particular, los gastos realizados en nombre y por cuenta de un cliente.
La refacturación de desembolsos se trata como el reembolso de un anticipo y, por lo tanto, no está sujeta al IVA y no se computa como volumen de negocios adicional (y por lo tanto no tiene impacto en los umbrales).
En la práctica, este escenario no debería ser el más común dado el marco restringido dentro del cual pueden ocurrir los desembolsos.
¿Qué importe de gasto debo retener para realizar la refacturación: el importe “sin impuestos” o “con impuestos”?
El monto retenido, sin impuestos versus todos los impuestos incluidos dependerá de varios factores.
Empezando por si estás sujeto o no al IVA.
Si te beneficias de la exención del IVA, no podrás recuperarlo en tus gastos; por lo tanto la refacturación se realizará por importe con impuestos incluidos.
Si estás sujeto al IVA, dependerá entonces de las normas aplicables en el país en el que desarrollas tu actividad.
Si estas normas autorizan la recuperación del IVA sobre tus gastos (a través de la declaración del IVA), entonces la refacturación se realizará por importe sin impuestos.
¿Cómo se trata la refacturación de gastos profesionales respecto del IVA (si estoy sujeto al mismo)?
La refacturación de gastos profesionales sigue el mismo régimen fiscal que los honorarios de tu proyecto.
En consecuencia, si tus honorarios están sujetos a IVA, la refacturación también estará sujeta a IVA, al mismo tipo que tus honorarios (y esto, independientemente del tipo de IVA aplicable al gasto).
Por ejemplo, un gasto de restauración que haya generado IVA al tipo del 10% (por ejemplo: 100 € sin IVA + 10 € IVA), cuya deducción no está autorizada, se volverá a facturar por su importe con IVA incluido (110 €) y entonces estará sujeto al IVA al mismo tipo que tus honorarios (por ejemplo: 20% de IVA, es decir, 110 € + 22 € = 132 €).