Emisión de facturas
Malt incluye dentro de sus Condiciones Generales el mandato de facturación, lo que significa que Malt puede crear facturas:
En nombre y representación del autónomo con el que trabajas;
A nombre y para tu cuenta (Cliente)
Al final de tu proyecto, Malt establece y emite automáticamente los documentos financieros (presupuestos y facturas) en nombre de tu empresa. Por eso es importante ingresar la información correcta en la configuración de tu cuenta.
Estos documentos tienen un encabezado Malt estandarizado e incluyen los datos de facturación del autónomo así como los de tu empresa.
Este mandato de facturación se establece en conformidad con la normativa vigente y, en particular, con lo dispuesto en el artículo 1984 del código civil y en los artículos 242 nonies AI y 289 I-2 del código general tributario.
Los diferentes modelos de facturación
Malt ofrece 2 principales modelos de contratos de facturación:
El modelo directo
Este modelo permite la contratación directa con el candidato seleccionado.
El contrato y la facturación se realizan directamente entre el cliente y el autónomo.
Las ventajas de este modelo de facturación son:
Fuerte seguridad jurídica en materia de derecho laboral.
Un proyecto asegurado por AXA con cobertura en la Responsabilidad Civil Profesional del autónomo.
El autónomo está comprometido con el éxito del proyecto.
Este modelo se puede utilizar para proyectos cortos o de precio fijo.
El modelo de factura única
Este modelo permite la emisión de una única facturación con Malt en la que se incluye el monto del proyecto y los gastos de servicio de Malt
Malt firma un acuerdo marco con el cliente y luego subcontrata los servicios al autónomo en un contrato espejo.
No existe factura entre el cliente y el autónomo, a diferencia del modelo directo.
Este modelo de facturación se ofrece sólo a clientes con el Plan Advanced o superior y está disponible sólo en Francia, Bélgica, España, Países Bajos y Alemania.
Cómo funciona el modelo de Proveedor Único
1) Eliges el profesional independiente con el que quieres trabajar y luego negocias libremente los términos y condiciones del servicio.
2) Se concluye un acuerdo marco entre tu empresa y Malt, que detallará las condiciones de ejecución del proyecto.
3) Malt firma un acuerdo consecutivo con el autónomo seleccionado, que consiste en una versión espejo del acuerdo marco entre tú y Malt.
4) Esto significa que todas las disposiciones contractuales entre tú y Malt se transmitirán entre Malt y el autónomo.
5) Malt obtiene el compromiso del autónomo con las obligaciones suscritas a ti.
Las ventajas de este modelo de facturación son:
Fuerte seguridad jurídica en materia de derecho mercantil.
La cesión está asegurada por Responsabilidad Civil Profesional Axa de Malt.
Un compromiso de Malt para el éxito del proyecto.
Generar una orden de compra para el servicio
Si tu empresa exige la emisión de una orden de compra para contratar servicios, puedes ponerte en contacto con el departamento correspondiente de tu empresa para iniciar el procedimiento de emisión de orden de compra.
Al recibirlo, podrás agregarlo directamente al presupuesto yendo a la página de proyecto.
Esto permitirá una conciliación muy sencilla por parte de tu departamento de contabilidad (gracias a la orden de compra interna y al número de factura del autónomo al final del servicio).
Emitir y descargar facturas
La factura final del proyecto se genera cuando el autónomo indica en la plataforma que ha finalizado el proyecto, en el caso de proyectos cortos, o al final de cada mes para proyectos recurrentes.
Se emiten tres facturas:
Una primera factura por el monto total del proyecto (factura entre el autónomo y tu empresa).
La segunda donde se reflejan los gastos de servicio de Malt para el cliente (factura entre Malt y tu empresa).
La tercera para el freelance, donde se reflejan los gastos de servicio de Malt (factura entre Malt y el freelance).
Para proyectos recurrentes, el extracto de facturas se enviará tras la validación del proyecto o mes, a la dirección de correo electrónico que se haya indicado en la configuración de empresa en el apartado Contacto y contabilidad.
Para buscar y descargar todas tus facturas, existen dos opciones:
Desde la página del proyecto, haga clic en "Descargar el extracto de la factura"
También podrás encontrar el historial de todas tus facturas en el apartado "Facturas y pagos" de tu espacio personal.
Modificar un presupuesto
En el caso de que tu proyecto evolucione entre el autónomo y tú, recuerda modificar el presupuesto, la factura emitida al finalizar el proyecto corresponderá al nuevo monto acordado.
Proyecto corto o simple
Para un proyecto corto, el proceso a seguir para modificar el presupuesto será:
El autónomo modifica la cotización en la página del proyecto,
El cliente valida la modificación de la cotización.
Si ya has prepagado el proyecto:
Si el presupuesto modificado es menor que el inicial, se reembolsará la diferencia al final del proyecto en tu Wallet digital en Malt dentro de 2 días hábiles,
Si el presupuesto final es mayor que el inicial, deberás completar el pago de la diferencia prevista en la nueva cotización. Puedes pagar directamente desde la URL del proyecto mediante tarjeta de crédito o transferencia bancaria.
Proyecto recurrente
Para modificar el presupuesto de un proyecto recurrente de acuerdo con el autónomo, favor de comunicarse con el equipo de soporte a: hola@malt.es
Pago del IVA
IVA en la factura de Gastos de servicio de Malt
Malt cuenta con 6 entidades de facturación en Europa:
Malt SA = Francia y resto del mundo
Malta SL = España
Malta BV = Países Bajos
Malta SRL = Bélgica
Malt Gmbh = Alemania
Malt Limited = Reino Unido
La existencia de estas diferentes entidades tiene un impacto directo en:
IVA aplicado a las facturas de gastos de servicio en el modelo Directo y de Proveedor Único
IVA aplicado a las facturas de servicios de autónomos bajo el modelo de Proveedor Único
Para cada proyecto, tanto la factura del proyecto como la de los gastos de servicio, serán emitidas por la entidad a la que reportes.
¿Cuándo se aplicará el IVA a la factura de gastos de servicio?
Como recordatorio, entidad de facturación del cliente = entidad que emite la factura de gastos de servicio.
Si la entidad de Malt que emite la factura tiene su sede en el mismo país que tú, se aplicará el IVA a la factura de los gastos de servicio.
Si la entidad de Malt que emite la factura de gastos de servicio tiene su sede en un país europeo diferente al tuyo, entonces el IVA no se aplicará a la factura de acuerdo con el principio de autoliquidación*
El mismo principio se aplicará a las facturas de servicios del modelo de Proveedor Único, porque la entidad que aparecerá en la factura será aquella de la que dependa el cliente.
*Autoliquidación:
La autoliquidación se implementó dentro de la Unión Europea para facilitar los intercambios y el comercio entre sus diferentes estados miembros.
Al trabajar con un profesional independiente que se encuentre en un país dentro de la EU distinto al tuyo, la factura se emitirá sin impuestos. Tanto cliente como freelance deberán declarar esta factura como intracomunitaria, según lo estipule la agencia tributaria respectiva.