Sind meine Ausgaben berufliche Ausgaben oder Auslagen? Welche Unterschiede und Auswirkungen gibt es?
Auslagen, die für die Durchführung einer Mission anfallen (z. B. Reisekosten, Restaurantbesuche, Telefonkosten usw.), gelten grundsätzlich als Werbungskosten.
Dabei handelt es sich um Auslagen, die in dem Namen des Kunden und auf eigene Rechnung getätigt werden. Deine Weiterverrechnung an den Kunden stellt eine zusätzliche Vergütung (und damit Umsatz) dar und unterliegt daher der gleichen Steuerregelung wie die für Deinen Auftrag in Rechnung gestellten Honorare.
Dies kann zu zusätzlichen Steuer- und Sozialabgaben führen, wenn die Steuerregelung den Abzug dieser Aufwendungen nicht zulässt (z. B. sieht die Kleinstunternehmensregelung eine Pauschale für berufliche Aufwendungen vor).
Umgekehrt unterliegen Auszahlungen einer sehr genauen Definition und einem sehr genauen Formalismus und umfassen insbesondere Ausgaben, die im Namen und Auftrag eines Kunden getätigt werden.
Die Weiterverrechnung von Auszahlungen wird wie die Rückerstattung eines Vorschusses behandelt und unterliegt daher nicht der Mehrwertsteuer und wird nicht als zusätzlicher Umsatz gezählt (und hat daher keinen Einfluss auf die Schwellenwerte).
Um einen Auszahlungsbeleg ausstellen zu können, ist es erforderlich, die schriftliche Zustimmung des Kunden einzuholen und den Kauf im Namen des Kunden in Rechnung zu stellen und den Kaufbeleg aufzubewahren.
In der Praxis dürfte dieses Szenario aufgrund des eingeschränkten Rahmens, innerhalb dessen Auszahlungen erfolgen können, nicht das häufigste Szenario sein.
Welchen Ausgabenbetrag muss ich für die erneute Rechnungsstellung einbehalten: den Betrag „ohne Steuern“ oder „einschließlich Steuern“?
Der einbehaltene Betrag ohne Steuern (HT) im Vergleich zu allen enthaltenen Steuern (TTC) hängt von mehreren Faktoren ab.
Angefangen bei der Frage, ob Du der Mehrwertsteuer unterliegst oder nicht.
Wenn Du von der Mehrwertsteuerbefreiung profitierst, kannst Du diese nicht auf Deine Ausgaben zurückfordern; Die erneute Rechnungsstellung erfolgt daher in Höhe des Betrags einschließlich Steuern.
Wenn Du der Mehrwertsteuer unterliegst, kommt es dann auf die Regeln an, die in dem Land gelten, in dem Du Deine Tätigkeit ausübst.
Wenn diese Regeln die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Deine Ausgaben zulassen (über die Mehrwertsteuererklärung), erfolgt die erneute Rechnungsstellung für den Betrag „ohne Steuern“ (HT).
Wie wird die Weiterverrechnung von Berufsauslagen umsatzsteuerlich gehandhabt (sofern ich der Mehrwertsteuer unterliege)?
Für die Weiterverrechnung von Berufsauslagen gilt die gleiche Steuerregelung wie für Deine Missionsgebühren.
Wenn Deine Gebühren also der Mehrwertsteuer unterliegen, unterliegt die erneute Rechnungsstellung ebenfalls der Mehrwertsteuer, und zwar zum gleichen Satz wie Deine Gebühren (und dies unabhängig vom für die Ausgabe geltenden Mehrwertsteuersatz).
Beispielsweise wird ein Catering-Aufwand, für den ein Mehrwertsteuersatz von 10 % angefallen ist (z. B. 100 € ohne Mehrwertsteuer + 10 € Mehrwertsteuer), für den kein Abzug zulässig ist, in Höhe des Betrags einschließlich Mehrwertsteuer (110 €) erneut in Rechnung gestellt unterliegt dann der Mehrwertsteuer in Höhe des gleichen Satzes wie Deine Gebühren (z. B. 20 % Mehrwertsteuer, d. h. 110 € + 22 € = 132 €).