Tu departamento de compras se ha asociado con Malt para integrar nuestra plataforma directamente en tu sistema ERP/P2P actual. Esto garantiza que todos los procesos de compra se sigan correctamente.
¿Qué significa esto para ti?
A partir de ahora, todos los presupuestos deben ser transferidos ("punch out") a tu sistema ERP/P2P para enviar la solicitud de compra (PR) necesaria antes de que puedan ser aceptados y el proyecto pueda comenzar.
¡La buena noticia es que esto agiliza el proceso! No es necesario aceptar el presupuesto en Malt y luego crear una solicitud de compra por separado en tu sistema: puedes hacerlo todo en un flujo único y continuo.
Una vez que se aprueba tu solicitud de compra, el número de la Orden de Compra (PO) se genera automáticamente y se envía a Malt. El presupuesto se acepta entonces de forma automática, eliminando un paso manual para ti. Con el estado del proyecto en Malt actualizado a "en curso", el freelancer puede empezar a trabajar.
Proceso de "Punchout" paso a paso
Puedes usar Malt como de costumbre para la fase de búsqueda (buscar, invitar a freelancers y gestionar candidaturas) sin necesidad de interactuar con tu sistema ERP/P2P.
El cambio comienza cuando estás listo para aceptar un presupuesto. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando se te envíe uno. Para continuar, debes asegurar una solicitud de compra aprobada.
- Empieza desde el correo: El email de notificación te redirigirá a tu sistema ERP/P2P.
- Accede al catálogo de Malt: Inicia sesión y busca el catálogo de Malt para establecer una sesión activa entre tu sistema y Malt.
- Activa la sesión: Haz clic para abrir el catálogo de Malt. Serás redirigido de nuevo a tu cuenta de Malt, lo cual se indicará con un distintivo verde en la barra de navegación superior.
- Busca el presupuesto: Localiza el presupuesto que deseas aceptar (vía Gestionar proyectos > Candidaturas > Abrir el proyecto > Ver el presupuesto).
- Reenvía el presupuesto: Abre el presupuesto. Si estás de acuerdo con las condiciones, haz clic para reenviarlo a tu sistema. Serás redirigido de nuevo a tu sistema con los detalles del presupuesto ya en tu carrito de la compra.
Importante: Debes enviar una solicitud por cada presupuesto. No regreses a Malt hasta que tu solicitud haya sido enviada, ya que esto podría interrumpir la sesión activa.
- Revisa el carrito: Tu carrito mostrará dos líneas:
- Una línea por el servicio del freelancer (sin impuestos).
- Una línea por los gastos de servicio de Malt asociados (impuestos incluidos).
- Completa el formulario: Revisa la información precargada y completa cualquier detalle que falte.
Envía para aprobación: Envía tu solicitud de compra para su aprobación final.
Tu presupuesto en Malt estará en estado "pendiente" hasta que se apruebe la solicitud de compra. Una vez aprobada, el presupuesto se aceptará automáticamente en Malt al recibir el número de PO. No necesitas realizar ninguna otra acción para aceptar el presupuesto.
Acciones tras la finalización del proyecto
No lo olvides: Recepción del servicio
Para cada pedido creado, debes realizar una recepción (ya sea parcial o total) para asegurar que no haya retrasos en el pago de las facturas.
Después de aprobar un parte de horas o la finalización del proyecto en Malt, vuelve a tu sistema ERP/P2P. Busca el pedido correspondiente y completa la recepción del servicio, haciendo coincidir los importes con los que aparecen en la factura que acabas de validar en Malt.
Resolución de problemas
¿Qué pasa si me quedo bloqueado?
Si has seguido los pasos pero no puedes avanzar, ponte en contacto con tu Sales Manager de inmediato para recibir asistencia rápida.
¿Qué pasa si la PO se crea en mi sistema, pero el presupuesto sigue pendiente en Malt?
Si ocurre este problema de sincronización, sea cual sea el motivo, contacta con tu Sales Manager indicando el número de PO de tu pedido y resolveremos el problema.