Administrative Rollen
Um sicherzustellen, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer innerhalb Ihrer Organisation auf Malt die passende Zugriffsebene hat, gibt es verschiedene administrative Rollen, die Sie auf Ihrer Team-Seite einrichten können.
Die Rolle „Systemadministrator“ ist für die höchste Nutzerebene innerhalb Ihrer Organisation vorgesehen. Diese Person verwaltet die Rechtseinheiten, Zahlungseinstellungen und zugehörigen Teams sowie die Zuweisung und Verwaltung anderer Organisationsrollen.
Der „Organisationsadministrator“ kann die oben genannten Informationen nicht verwalten, hat jedoch einen Überblick über alle Freelancer-Pools, laufende und abgeschlossene Projekte, Rechnungen sowie Analysen auf Organisationsebene (ein Teamadministrator hat dieselben Rechte, allerdings nur für sein eigenes Team).
Für Enterprise-Konten wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsmanagerin, um eingebunden zu werden und die Rolle „Organisationsadministrator“ zu erhalten.
— Entdecken Sie die Malt-Rollen in dieser Demo
Rechtseinheiten
In der Seitenleiste finden Sie unter dem Abschnitt „Organisation“ den Reiter „Rechtseinheiten“. Dort gelangen Sie zu einem zentralen Bereich, in dem Sie Ihre Rechtseinheiten, Zahlungsvorgaben und die Teams verwalten können, die mit einer bestimmten Rechtseinheit verbunden sind. Wählen Sie in der Übersicht die Rechtseinheit aus, die Sie bearbeiten möchten.
Rechtseinheiten sind offiziell registrierte Unternehmen, die vom Staat anerkannt sind und anhand ihres Namens, ihrer Registrierungsnummer, ihrer USt-IdNr. und ihrer Hauptsitzadresse identifiziert werden.
Bei Malt werden Rechtseinheiten auf Organisationsebene modelliert, wobei jedem Unternehmen standardmäßig eine Rechtseinheit zugewiesen ist.
Rechtliche Informationen
Auf der Registerkarte „Details“ finden Sie zunächst den Abschnitt „Rechtliche Informationen“. Sobald Sie entweder den offiziellen Firmennamen oder die Registrierungsnummer eingeben, werden die restlichen Informationen zu dieser Rechtseinheit automatisch ergänzt. Diese Angaben erscheinen später auf der Rechnung.
Falls Ihre konkrete Rechtseinheit nicht in der offiziellen Datenbank vorhanden ist, können Sie die Felder auch manuell ausfüllen.
Rechnungskontakt
Unter „Rechtliche Informationen“ befindet sich der Abschnitt „Rechnungskontakt“. Hier geben Sie an, wohin die Rechnungen für die unter dieser Rechtseinheit ausgeführten Projekte gesendet werden sollen. Sie können entweder eine bestimmte E-Mail-Adresse angeben oder eine Rechnungsplattform einrichten.
Die E-Mail-Adresse für Zahlungserinnerungen muss sich von der Adresse für den Rechnungsversand unterscheiden – insbesondere, wenn Sie eine Rechnungsplattform verwenden.
Präferenzen
Neben der Registerkarte „Details“ finden Sie „Präferenzen“. Hier legen Sie Ihre bevorzugte Zahlungsmethode fest.
Standardmäßig sind Rechtseinheiten so eingerichtet, dass Projekte per Vorauszahlung manuell mit Kreditkarte, Debitkarte oder Überweisung bezahlt werden. Bei diesem Modell können Teams nur aufgabenbasierte Projekte beauftragen, bei denen der gesamte Projektbetrag bei Angebotsfreigabe im Voraus an Malt gezahlt wird. (Die Gelder bleiben bis Projektabschluss gesperrt.)
Die Option „Später zahlen“ (Pay Later) ermöglicht zeitbasierte Projekte, bei denen Freelancer am Ende eines Monats Stundenzettel einreichen. Die Zahlung an den Freelancer erfolgt über einen unserer Finanzierungspartner, während Ihre Organisation ein Zahlungsziel von 30 Tagen für die Rechnung erhält.
Um „Pay Later“ zu aktivieren, führen wir automatisch eine Bonitätsprüfung durch unsere Finanzierungspartner basierend auf den rechtlichen Informationen Ihres Unternehmens durch.
Sobald ein Partner Ihre Finanzierungsfähigkeit bestätigt, können Sie entscheiden, ob Sie „Pay Later“ aktivieren oder bei der Vorauszahlung bleiben möchten.
Zugeordnete Teams
Auf der letzten Registerkarte finden Sie den Bereich „Zugeordnete Teams“. Diese Seite zeigt, welche Teams innerhalb Ihrer Organisation mit welcher Rechtseinheit verknüpft sind, wer jeweils als Vertriebsmanager zuständig ist und wie viele Mitglieder jedes Team hat.
Hinweis: Derzeit kann eine Rechtseinheit nur einem einzigen Team zugeordnet werden. Für Kundinnen und Kunden mit Advanced- und Enterprise-Plänen entwickeln wir derzeit die Möglichkeit, mehrere Teams und Rechtseinheiten parallel zu verwalten.