Comment établir des notes de frais sur Malt ?

Mis à jour 17/7/20 de Quentin Debavelaere

Il existe deux façon de facturer vos notes de frais sur Malt, chacune adaptée à une situation particulière.

  • Si vous faites rarement des notes de frais au cours de votre mission (un déplacement de temps à autre par ex.) nous vous recommandons d'établir des notes de frais au réel
  • Si vous avez des frais très réguliers, par ex. parce que votre mission nécessite des déplacements constants, nous vous recommandons d'établir un forfait pour vos frais professionnels

Les notes de frais au réel

Vous vous déplacez en région pour votre client et vous avez une facture d'hôtel ou de train au cours de votre mission ? Nous vous recommandons alors d'établir une note de frais au réel.

Concrètement cela signifie que vous allez faire une facture pour votre client du montant exact de vos frais. Exemple vous avez une facture de train de 200€ (dont 10% de TVA)

  • Faites un devis sur Malt du montant de votre billet de train (TVA incluse donc 200€)
  • Si vous facturez vous-même la TVA de 20%, vous devez appliquer la TVA sur ce devis
  • Envoyez le devis à votre client. Vous pouvez lui communiquer les reçus dans la messagerie Malt ou par email si il le souhaite. Ce n'est pas obligatoire, le client ne peut pas les utiliser pour se faire rembourser la TVA ou autre, il s'agit plus de justifier vos frais
  • Contactez l'équipe Malt à support@malt.com pour que nous changions vos frais Malt à 0%.
  • Le client accepte le devis et valide aussi la fin de mission pour générer sa facture et l'envoyer à sa comptabilité
  • Si votre client bénéficie de l'avance de trésorerie et que le montant de votre note de frais est supérieur à 200€, alors vous serez payé sous 5 jours. Sinon vous serez payé dès que votre client nous envoie les fonds.

Malt ne prend pas de frais de service côté freelance. En revanche si votre client bénéficie d'un plan tarifaire spécifique des frais seront appliqués en plus sur votre devis en contrepartie de notre gestion administrative, de paiement etc.
Regroupez vos frais en fin de mission (ou chaque mois) pour éviter de multiplier les factures.
Le sujet de mettre le montant HT ou TTC fait souvent débat. Il faut indiquer le montant TTC. En fait pour être tout à fait exact dans certains cas (restauration, péage, parking…),  il faudrait mettre le montant HT. Dans d’autre cas (transport par ex. SNCF, avion, essence ou hôtellerie) il faut mettre le montant TTC. En pratique, la plupart des prestataires mettent en base le montant TTC et calculent de fait une TVA sur la TVA.

Proposer un forfait de frais professionnels

Pour les missions où les frais engagés seront récurrents par ex. une mission à l'étranger ou dans une autre ville, il est assez courant de se mettre d'accord avec le client sur une enveloppe budgétaire. C'est plus simple pour la comptabilité, la TVA, pas de surprise pour le client qui s'accord avant sur l'enveloppe.

C'est un montant qui est "inclus dans le prix de vente" et c'est au freelance de bien gérer ses frais pour rester dans le budget estimé.

Le fonctionnement est simple, il suffit d'ajouter à votre TJM le montant négocié avec le client (100€, 200€...) et ensuite rien à faire de plus sur Malt, vous gérez vos missions comme d'habitude.

Veillez bien à prendre en compte les frais Malt dans ce cas là. En effet les frais Malt classiques s'appliqueront.


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